In Kürze
Belege sind schriftliche Nachweise über Handelsgeschäfte und bilden die Grundlage jeder Buchung in der Buchhaltung. Der Grundsatz lautet: Keine Buchung ohne Beleg.
Definition
Ein Beleg dokumentiert einen Geschäftsvorfall — also jeden Vorgang, der das Vermögen oder die Schulden eines Unternehmens verändert. Alle Handelsgeschäfte müssen in Belegen erfasst werden. Die Beweiskraft der Buchführung hängt wesentlich von diesen Dokumenten ab.
Als Buchungsbelege gelten gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB alle Belege, die als Grundlage für Buchungen in den nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern dienen. Kopien von Ausgangsbelegen müssen im Unternehmen verbleiben (§ 238 Abs. 2 HGB).
Belege müssen rechnerisch richtig sein, den Geschäftsvorfall eindeutig beschreiben, fortlaufend nummeriert und lückenlos abgeheftet werden. Die Verbuchung soll möglichst zeitnah erfolgen (§ 239 Abs. 2 HGB).
Pflichtangaben auf einem Beleg
Ein ordnungsgemäßer Beleg enthält mindestens:
- Name oder Firma des Ausstellers
- Ausstellungs- oder Eingangsdatum
- Beschreibung und Datum des Handelsgeschäfts
- Wertangaben (z. B. Steuerbeträge, Nachlässe, Skonti)
- Kontierung und Buchungsdatum
- Belegnummer oder Ordnungsnummer
Belegarten
Je nach Herkunft und Verwendung unterscheidet man:
- Eingangsbelege: kommen von außen ins Unternehmen, z. B. Lieferantenrechnungen
- Ausgangsbelege: werden vom Unternehmen ausgestellt, z. B. eigene Rechnungen
- Fremdbelege: von Dritten erstellt, z. B. Kontoauszüge, Überweisungskopien
- Eigenbelege: vom Unternehmen selbst erstellt, z. B. Reisekostenabrechnungen, Lohnlisten
- Einzelbelege: enthalten nur einen Geschäftsvorfall
- Sammelbelege: enthalten mehrere Geschäftsvorfälle, z. B. Lohnlisten
- Dauerbelege: für wiederkehrende Vorgänge, z. B. Mietzahlungen oder Abschreibungen
Aufbewahrungsfristen
Allgemeine Belege müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Belege, die als Buchungsgrundlage dienen, unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren — ebenso wie Handelsbücher. Die Belege müssen auch für Dritte, etwa das Finanzamt bei einer Außenprüfung, in angemessener Zeit zugänglich sein. Eine Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträgern ist zulässig.
Rechtliche Folgen bei Missbrauch
Wer Belege missbräuchlich verwendet, kann sich strafbar machen. Ordnungswidrige Belegnutzung kann den Tatbestand der Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder der Steuergefährdung (§ 379 AO) erfüllen. Nachträgliche Verfälschungen können als Urkundenfälschung gewertet werden; absichtlich falsche Angaben zur eigenen Bereicherung können Betrug darstellen.
