In Kürze
Persönliches Zeitmanagement bedeutet, die eigene Arbeitszeit bewusst einzuteilen und sich selbst gut zu organisieren. Ziel ist es, Aufgaben effektiver zu erledigen und Stress zu reduzieren.
Definition
Zeitmanagement bezeichnet den gezielten Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit. Es umfasst sowohl eine vorausschauende Planung — zum Beispiel für den Tag, die Woche oder den Monat — als auch eine strukturierte Selbstorganisation im Arbeitsalltag.
Tagesplanung: So gelingt der Start
Eine bewährte Methode ist es, sich am Abend zuvor 10 bis 15 Minuten Zeit zu nehmen, um den nächsten Arbeitstag vorzubereiten. Dabei gilt die sogenannte 60%-Regel: Nur 60 % der verfügbaren Zeit sollten fest verplant werden — die restlichen 40 % bleiben als Puffer für Unvorhergesehenes frei.
Aufgaben, die weniger als 30 Minuten dauern, sollten zu Blöcken zusammengefasst werden, da zu kleinteilige Planung zusätzlichen Stress erzeugt. Bei der Tagesplanung hilft das MENÜ-Verfahren:
- Maßnahmen und Tätigkeiten sammeln
- Entscheidungen über Dringlichkeit und Reihenfolge treffen
- Notwendigen Zeitbedarf schätzen
- Übertragen in den Tagesplan
Selbstorganisation: Wichtige Grundregeln
- Täglich eine störungsarme Zeit einplanen, in der man weder telefonisch noch persönlich erreichbar ist
- Ähnliche Aufgaben bündeln — zum Beispiel mehrere Telefonate oder Korrespondenz am Stück erledigen
- Für wiederkehrende Aufgaben feste Zeiten festlegen, damit Routine entsteht
- Den persönlichen Leistungsrhythmus nutzen — schwierige Aufgaben in die produktivste Tageszeit legen
- Den Arbeitsplatz übersichtlich halten — nur das Nötigste liegt auf dem Schreibtisch, abends aufräumen für einen guten Start am nächsten Morgen
