In Kürze
Die Beitragsabrechnung – auch Krankenkassenliste genannt – ist ein elektronisches Verzeichnis aller Beschäftigten, das Arbeitgeber für jeden Abrechnungszeitraum erstellen müssen. Es dient der Prüfung, ob die Sozialversicherungsbeiträge vollständig und korrekt abgerechnet wurden.
Definition
Arbeitgeber sind verpflichtet, für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten elektronisch zu erfassen und lesbar bereitzuhalten. Dieses Verzeichnis wird nach Krankenkassen (Einzugsstellen) getrennt geführt. Für die Unfallversicherung erfolgt die Erfassung nach Unternehmernummern gemäß § 136a SGB VII.
Die Beitragsabrechnung muss unter anderem folgende Angaben enthalten:
- Name und ggf. betriebliches Ordnungsmerkmal der Beschäftigten
- Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung
- Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt in der Unfallversicherung mit Arbeitsstunden je Gefahrtarifstelle
- Beitragsgruppenschlüssel und Sozialversicherungstage
- Gesamtsozialversicherungsbeitrag aufgeteilt nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil je Beitragsgruppe
- Gezahltes Kurzarbeitergeld und die darauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen
- Beitragspflichtige Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge
- Umlagesätze nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und das umlagepflichtige Arbeitsentgelt
- Unterschiedsbetrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b AltTZG (Altersteilzeit)
Beschäftigte mit Entgelten im sogenannten Übergangsbereich nach § 20 Abs. 2 SGB IV müssen gesondert erfasst werden.
Aus der Beitragsabrechnung wird anschließend der Beitragsnachweis für die jeweilige Krankenkasse erstellt.
Die erfassten Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und lesbar sein. Werden dem Arbeitgeber Unterlagen in Papierform übermittelt, sind diese in ein elektronisches Format umzuwandeln. Die Originaldokumente sind bis zum Abschluss der Betriebsprüfung oder nach den jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren.
