In Kürze
Die Debitorenbuchführung erfasst alle Forderungen eines Unternehmens gegenüber seinen Kunden. Sie ist ein gesetzlich vorgeschriebener Teil der kaufmännischen Buchführung.
Definition
Als Debitoren bezeichnet man die Kunden eines Unternehmens, denen gegenüber noch offene Forderungen bestehen — zum Beispiel aus Warenlieferungen oder erbrachten Dienstleistungen. Die Debitorenbuchführung führt für jeden dieser Kunden ein eigenes Personenkonto und hält so fest, wer noch wie viel schuldet.
Sie ist eine sogenannte Nebenbuchhaltung und ergänzt die allgemeine Finanzbuchführung. Zusammen mit der Kreditorenbuchführung — die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten erfasst — bildet sie das Personenkontokorrent.
Erfasst werden ausschließlich Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie aus dem Verkauf von Anlagegegenständen. Langfristige Forderungen, etwa aus Darlehen oder Finanzanlagen, gehören nicht dazu.
Die Debitorenbuchführung zählt zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ist damit eine handels- und steuerrechtliche Mindestanforderung für jedes kaufmännisch geführte Unternehmen.
Neben der gesetzlichen Pflicht hat sie auch praktischen Nutzen. Sie ermöglicht unter anderem:
- Aktueller Forderungsstand: jederzeit sichtbar, wer noch zahlen muss
- Liquiditätsüberblick: Einblick in zu erwartende Zahlungseingänge
- Mahnwesen: rechtzeitige Einleitung von Mahnverfahren bei offenen Posten
- Bilanzstichtag: Erstellung einer Debitoren-Saldenliste, die mit der Finanzbuchführung übereinstimmen muss
Für jeden Kunden sollte ein eigenes Personenkonto geführt werden — auch bei wenigen Geschäftsvorfällen. Sammelkonten sind zwar möglich, verringern aber die Übersichtlichkeit. Eine alternative Form ist die Offene-Posten-Buchführung, bei der statt laufender Buchungen eine geordnete Belegablage geführt wird — vorausgesetzt, der aktuelle Forderungsstand ist jederzeit klar erkennbar.
