In Kürze
Employee Self Service (ESS) bezeichnet die digitale Selbstverwaltung personalbezogener Vorgänge durch Beschäftigte. Die Nutzung erfolgt innerhalb arbeitgeberseitig bereitgestellter IT-Systeme.
Definition
Employee Self Service (ESS) ist ein arbeitsrechtliches Instrument. Es ermöglicht Beschäftigten, personalrelevante Daten und Prozesse eigenständig digital zu verwalten.
ESS umfasst den Zugriff auf personenbezogene Informationen sowie die Auslösung standardisierter Personalprozesse. Der Tatbestand liegt vor, wenn Einsicht, Änderung oder Antragstellung innerhalb festgelegter Systemrechte vorgesehen ist.
Die Nutzung erfolgt auf Grundlage betrieblicher Regelungen und technischer Zugriffsbeschränkungen. ESS betrifft insbesondere Stammdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und abrechnungsnahe Informationen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
ESS begründet keinen Anspruch auf bestimmte Software, Funktionen oder Bearbeitungsfristen.
Abzugrenzen ist der Begriff vom Manager Self Service, der Zugriffsrechte für Führungskräfte beschreibt.
In der Praxis dient ESS der standardisierten Abwicklung wiederkehrender Personalverwaltungsprozesse.
