In Kürze
Eine Personaldatenbank speichert alle mitarbeiterbezogenen Daten eines Unternehmens. Sie bildet das Herzstück jedes Personalinformationssystems.
Definition
Eine Personaldatenbank ist eine strukturierte Sammlung von Daten über die Beschäftigten eines Unternehmens. Sie enthält alle Informationen, die für die Personalverwaltung benötigt werden — von der Abrechnung bis zur Personalplanung.
Welche Daten genau gespeichert werden, richtet sich nach dem jeweiligen Verwendungszweck. In kleinen und mittleren Unternehmen gibt es meist nur eine einzige Personaldatenbank, die vor allem für die Lohn- und Gehaltsabrechnung genutzt wird.
In Großunternehmen werden häufig mehrere spezialisierte Datenbanken parallel betrieben:
- Personal-Stamm-Datenbank — Grunddaten zur Person und zum Arbeitsverhältnis
- Personal-Historie-Datenbank — beruflicher Werdegang und besondere Ereignisse während der Betriebszugehörigkeit
- Personal-Potenzial-Datenbank — besondere Fähigkeiten, Kenntnisse und Gesundheitsdaten
- Arbeitszeit-Datenbank — Erfassung von Arbeitszeiten
- Vergütungs-Datenbank — Entgeltdaten und Gehaltshistorie
Da Personaldatenbanken sensible persönliche Informationen enthalten, gelten strenge datenschutzrechtliche Vorgaben — insbesondere aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
