In Kürze
Die Zeitanalyse hilft Arbeitnehmern, ihre tatsächliche Zeitverwendung im Beruf zu erfassen und gezielt zu verbessern. Grundlage ist ein Vergleich zwischen dem tatsächlichen Zeitaufwand (Ist) und dem gewünschten Zeitaufwand (Soll).
Definition
Eine Zeitanalyse ist eine strukturierte Bestandsaufnahme darüber, wie die eigene Arbeitszeit über ein Jahr verteilt ist. Dabei werden einzelne Tätigkeiten geschätzt und in einer Tabelle festgehalten — es geht nicht um minutengenaue Werte, sondern um ein realistisches Gesamtbild.
Als Orientierung gilt: Bei rund 250 Arbeitstagen im Jahr (nach Abzug von Sonn- und Feiertagen sowie Samstagen) entspricht eine Stunde täglicher Arbeit an einer Aufgabe ungefähr 30 Jahres-Arbeitstagen.
Die Analyse läuft in drei Schritten ab:
- Ist-Werte ermitteln: Wie viel Zeit wird aktuell für welche Tätigkeiten aufgewendet?
- Soll-Werte festlegen: Wie viel Zeit sollte idealerweise für welche Tätigkeiten eingeplant werden?
- ABC-Bewertung: Tätigkeiten werden nach ihrer Wichtigkeit eingestuft — A steht für besonders wichtig, C für weniger wichtig.
Ergibt der Vergleich mehr Tage als vorhanden (Fehltage), lohnt sich ein Blick darauf, ob Überstunden, Samstagsarbeit oder weniger Urlaub die Lücke bisher ausgeglichen haben. Zeigen sich Mehrtage, sollte die Schätzung nochmals geprüft werden.
Ein wichtiger Bestandteil der Zeitanalyse ist die Auseinandersetzung mit sogenannten Zeit-Blockaden — also Gewohnheiten oder Umstände, die wertvolle Arbeitszeit unnötig binden. Wer diese erkennt und gezielt abbaut, kann seine Zeit deutlich wirksamer einsetzen.
Am Ende steht ein konkreter Zukunftsvorsatz: Was soll sich ändern? Dieser sollte schriftlich festgehalten und regelmäßig auf seine Umsetzung hin überprüft werden.
