In Kürze
Die Ablauforganisation regelt, wie betriebliche Prozesse zeitlich und räumlich ablaufen. Sie legt fest, wer welche Aufgabe wie, wo und womit erledigt.
Definition
Als Ablauforganisation bezeichnet man die Strukturierung aller betrieblichen Prozesse innerhalb eines Unternehmens — zum Beispiel in den Bereichen Güter, Finanzen sowie Information und Kommunikation. Sie beschreibt, wie Arbeitsvorgänge geordnet und aufeinander abgestimmt ablaufen sollen.
Im Unterschied zur Aufbauorganisation, die zeigt, welche Stelle welche Aufgaben hat, beantwortet die Ablauforganisation vier zentrale Fragen: Wo wird gearbeitet? Wie laufen die Bearbeitungsschritte ab? Wie lange dauert jeder Schritt? Womit wird gearbeitet?
Beide Organisationsformen hängen eng zusammen: Veränderte Abläufe können neue Strukturen erfordern — und umgekehrt führen neue Strukturen oft zu veränderten Abläufen.
Ziele der Ablauforganisation
Eine gut gestaltete Ablauforganisation verfolgt mehrere Ziele:
- Warte- und Leerzeiten in Prozessen verringern
- Durchlaufzeiten einzelner Vorgänge optimieren
- Kosten der Vorgangsbearbeitung senken
- Qualität der Arbeitsergebnisse steigern
- Arbeitsbedingungen der Beschäftigten verbessern
- Kapazitäten von Maschinen und Anlagen besser auslasten
Ordnung der Arbeitsabläufe
Arbeitsabläufe werden nach vier Gesichtspunkten geordnet:
- Arbeitsinhalt: Aufgaben werden entweder nach Tätigkeitsart (z. B. Produktion, Vertrieb) oder nach Produkt bzw. Geschäftsfeld gegliedert.
- Arbeitszeit: Die Reihenfolge der Teilaufgaben wird festgelegt, der Zeitbedarf bestimmt und Anfangs- sowie Endzeitpunkte werden geplant.
- Arbeitsraum: Arbeitsplätze werden so angeordnet, dass Transportwege kurz bleiben und Durchlaufzeiten sinken.
- Arbeitszuordnung: Aufgaben werden entweder einer einzelnen Person (Einzelzuordnung) oder einer Gruppe (Gruppenzuordnung) übertragen, die dann intern entscheidet, wer die Aufgabe ausführt.
