Auftragsbestätigung

In Kürze

Die Auftragsbestätigung ist ein schriftliches Dokument, mit dem ein Lieferant oder Dienstleister die Annahme eines Auftrags zu den vereinbarten Bedingungen verbindlich erklärt. Sie schafft Klarheit über den Vertragsinhalt und schützt beide Seiten vor Missverständnissen und Streitigkeiten.

Definition

Mit der Auftragsbestätigung erklärt das anbietende Unternehmen rechtsverbindlich, dass es einem zuvor geschlossenen Vertrag zustimmt und den Auftrag wie vereinbart erfüllen wird. Sie dokumentiert die Übereinstimmung von Angebot und Annahme zwischen Anbieter und Besteller inhaltlich abschließend — sowohl beim Warenverkauf als auch bei Dienstleistungen.

Voraussetzung ist, dass Inhalt, Menge, Preis, Leistung und Lieferzeit eindeutig festgelegt sind. Die Erklärung muss dem Besteller zugehen und dem zuvor unterbreiteten Angebot vollständig und widerspruchsfrei entsprechen.

Wichtig: Weicht die Auftragsbestätigung auch nur in einem Punkt von den ursprünglichen Vereinbarungen ab — etwa beim Preis, bei der Leistungsbeschreibung oder durch den Verweis auf neue Allgemeine Geschäftsbedingungen — gilt sie nicht als Vertragsannahme, sondern als neues Vertragsangebot gemäß § 150 Abs. 2 BGB. Dieses muss vom anderen Vertragspartner erst ausdrücklich angenommen werden. Schweigen gilt in diesem Fall grundsätzlich nicht als Zustimmung.

Die Rechtsgrundlagen ergeben sich aus den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs, insbesondere den §§ 145 ff. BGB. Eine gesetzliche Pflicht zur Erteilung einer Auftragsbestätigung besteht nicht, sofern die Annahme bereits anderweitig wirksam erklärt wurde. Im Geschäftsverkehr hat sie sich jedoch als übliche Praxis etabliert.

Die Auftragsbestätigung ist von zwei ähnlichen Dokumenten klar zu unterscheiden:

• Eingangsbestätigung: Sie bestätigt lediglich den Eingang einer Bestellung, entfaltet aber keine Annahmewirkung und begründet keinen Vertrag.
• Kaufmännisches Bestätigungsschreiben: Dieses hält bereits geführte Verhandlungen schriftlich fest, anstatt einen Vertrag erst zu begründen. Unter Kaufleuten gilt Schweigen auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben grundsätzlich als Zustimmung — bei der Auftragsbestätigung ist das nicht der Fall.

Eine Auftragsbestätigung ist besonders empfehlenswert, wenn eine Bestellung telefonisch oder erstmalig erfolgt, wenn der Lieferant die Bestellung abändert oder wenn kein vorheriges schriftliches Angebot vorlag. Bei jeder Änderung am Auftragsumfang sollte eine neue Auftragsbestätigung ausgestellt werden. Im Streitfall zählt, was schriftlich festgehalten wurde — nicht, was mündlich besprochen worden sein soll.