In Kürze
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Geschäfts- und Personalunterlagen für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Die Fristen betragen je nach Unterlagenart 6 oder 10 Jahre.
Definition
Aufbewahrungspflichten legen fest, welche Unterlagen ein Unternehmen wie lange sicher aufbewahren muss. Die Pflicht gilt sowohl für kaufmännische Buchführungsunterlagen als auch für lohnsteuerrelevante Personalunterlagen.
Die rechtliche Grundlage ergibt sich aus zwei Bereichen:
- § 257 HGB – handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Kaufleute (z. B. als Beweismittel gegenüber Geschäftspartnern oder Behörden)
- § 147 AO – steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht für alle buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen (z. B. zur Überprüfung bei einer Betriebsprüfung)
Aufbewahrungsfristen im Überblick:
- 10 Jahre: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege und zugehörige Organisationsunterlagen
- 6 Jahre: Empfangene und versandte Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen
Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden oder die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Werden die Fristen nicht eingehalten, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen – mit möglichen finanziellen Nachteilen.
Besonderheit im Personalbereich: Lohnkonten und zugehörige Belege – etwa Reisekostenabrechnungen oder Freistellungsbescheinigungen – müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Personalakten sind zusätzlich vor dem Zugriff unberechtigter Dritter zu schützen.
Unterlagen dürfen grundsätzlich auch digital gespeichert werden. Ausnahmen gelten für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, die im Original vorliegen müssen. Wichtig: Das gewählte Speichermedium muss die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben.
