In Kürze
Arbeitspapiere sind alle schriftlichen Unterlagen, die im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis aus steuer-, sozialversicherungs- oder arbeitsrechtlichen Gründen wichtig sind. Sie werden in der Personalakte aufbewahrt.
Definition
Zum Beginn eines Arbeitsverhältnisses übergibt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine Arbeitspapiere. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese sorgfältig aufzubewahren. Verliert er sie schuldhaft, kann der Arbeitnehmer Schadensersatz verlangen.
Typische Arbeitspapiere sind:
- Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) vom Finanzamt
- Versicherungsnummern-Nachweis der Rentenversicherung
- Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
- Arbeitszeugnis
- Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III
- Nachweis der Krankenkassenmitgliedschaft
- Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
Je nach Branche können weitere Unterlagen hinzukommen, zum Beispiel ein Gesundheitszeugnis in der Lebensmittelbranche, eine Lohnnachweiskarte im Baugewerbe oder — bei Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten — die Arbeitserlaubnis.
Auch eine schriftliche Darlegung der wesentlichen Arbeits- und Vertragsbedingungen gehört zu den Arbeitspapieren. Entsprechende Vorschriften finden sich in § 2 Nachweisgesetz, § 4 Berufsbildungsgesetz und § 11 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.
In bestimmten Branchen, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind — etwa Bau, Gastronomie, Transport oder Gebäudereinigung — besteht eine gesetzliche Pflicht, Ausweispapiere (Personalausweis, Pass oder Passersatz) am Arbeitsort mitzuführen.
Die Vorlage der Arbeitspapiere hat keinen Einfluss auf die rechtliche Wirksamkeit des Arbeitsvertrags. Eine fristlose Kündigung allein wegen fehlender Arbeitspapiere ist in der Regel nicht zulässig — es sei denn, dem Arbeitgeber entsteht dadurch ein erheblicher nachweisbarer Nachteil.
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber alle Arbeitspapiere vollständig und mit den erforderlichen Vermerken an den Arbeitnehmer zurückgeben. Ein Zurückbehaltungsrecht — etwa wegen offener Forderungen — steht dem Arbeitgeber dabei nicht zu. Eine schuldhaft verspätete oder fehlerhafte Rückgabe kann ebenfalls zu Schadensersatzansprüchen führen.
