In Kürze
Die Aufbewahrungspflicht verpflichtet zur zeitlich begrenzten Verwahrung bestimmter Unterlagen. Sie dient der rechtssicheren Nachweisführung bei möglichen Ansprüchen.
Definition
Die Aufbewahrungspflicht ist ein arbeitsrechtlicher Begriff. Sie bezeichnet die rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen über einen gesetzlich bestimmten Zeitraum.
Diese Pflicht erfasst Dokumente, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung von Arbeitsverhältnissen relevant sind. Sie liegt vor, wenn Unterlagen geeignet sind, bestehende oder mögliche Ansprüche rechtlich nachzuweisen.
Voraussetzung ist eine objektive Relevanz der Unterlagen für Rechtsverhältnisse zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Dauer der Aufbewahrungspflicht orientiert sich an der regelmäßigen Verjährungsfrist arbeitsrechtlicher Ansprüche.
Rechtsgrundlagen können insbesondere sein:
- § 195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
- § 257 Handelsgesetzbuch (HGB)
Die Aufbewahrungspflicht endet mit dem Wegfall der rechtlichen Bedeutung der betreffenden Unterlagen. Eine Verpflichtung zur dauerhaften Archivierung wird durch die Aufbewahrungspflicht nicht begründet.
Abzugrenzen ist die Aufbewahrungspflicht von:
- Aufbewahrungsfristen, die ausschließlich handels- oder steuerrechtliche Unterlagen betreffen
In der betrieblichen Praxis gewährleistet die Aufbewahrungspflicht eine ordnungsgemäße Beweisführung bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten.
