Aufbewahrungspflichten

In Kürze

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Geschäfts- und Personalunterlagen geordnet aufzubewahren. Je nach Unterlagenart beträgt die Frist 6 oder 10 Jahre.

Definition

Aufbewahrungspflichten bezeichnen die gesetzliche Verpflichtung zur geordneten Archivierung bestimmter Unterlagen über festgelegte Zeiträume. Sie sichern die Nachprüfbarkeit geschäftlicher und steuerlich relevanter Vorgänge gegenüber Finanz- und Aufsichtsbehörden.

Die Pflicht gilt sowohl für kaufmännische Buchführungsunterlagen als auch für lohnsteuerrelevante Personalunterlagen. Voraussetzung ist die formelle Relevanz der Unterlagen für steuerliche oder handelsrechtliche Prüfungen.

Die wichtigsten Rechtsgrundlagen sind:

• § 257 HGB – handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Kaufleute, z. B. als Beweismittel gegenüber Geschäftspartnern oder Behörden
• § 147 AO – steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht für alle buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen, z. B. zur Überprüfung bei einer Betriebsprüfung

Aufbewahrungsfristen im Überblick:

• 10 Jahre: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege und zugehörige Organisationsunterlagen
• 6 Jahre: Empfangene und versandte Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen

Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden oder die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Werden die Fristen nicht eingehalten, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen – mit möglichen finanziellen Nachteilen.

Besonderheit im Personalbereich: Lohnkonten und zugehörige Belege – etwa Reisekostenabrechnungen oder Freistellungsbescheinigungen – müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Personalakten sind zusätzlich vor dem Zugriff unberechtigter Dritter zu schützen.

Unterlagen dürfen grundsätzlich auch digital gespeichert werden. Das gewählte Speichermedium muss die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben. Eine Ausnahme gilt für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, die im Original vorliegen müssen.

Aufbewahrungspflichten begründen keinen Anspruch auf eine darüberhinausgehende Nutzung der Unterlagen und sind von freiwilligen oder vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsregelungen abzugrenzen.