In Kürze
Für Betriebsratsunterlagen gibt es keine einheitliche gesetzliche Regelung. Je nach Art der Unterlage gelten unterschiedliche Mindest- und Höchstfristen aus verschiedenen Gesetzen.
Definition
Jeder Betriebsrat sammelt im Laufe seiner Arbeit zahlreiche Dokumente: Sitzungsprotokolle, Betriebsvereinbarungen, Unterlagen zu personellen Maßnahmen und vieles mehr. Wie lange diese aufbewahrt werden dürfen oder müssen, ist nicht in einem einzigen Gesetz geregelt — mehrere Vorschriften spielen zusammen.
Wahlunterlagen müssen nach § 19 Wahlordnung (WO) mindestens bis zum Ende der Amtszeit des Betriebsrats aufbewahrt werden. Verspätet eingegangene Briefwahlunterlagen sind einen Monat nach Bekanntgabe des Wahlergebnisses zu vernichten, sofern die Wahl nicht angefochten wurde.
Buchführungsunterlagen unterliegen nach § 257 Abs. 4 HGB einer Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren.
Unterlagen, die als Beweismittel für Ansprüche dienen könnten, sollten mindestens bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren aufbewahrt werden (§ 195 BGB). Diese Frist beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Arbeitsgerichtliche Beschlüsse oder Vergleiche können sogar 30 Jahre lang vollstreckt werden — entsprechende Unterlagen sind so lange aufzubewahren.
Betriebsvereinbarungen und die dazugehörigen Beschlüsse, Protokolle und Einladungen dürfen und sollten so lange aufbewahrt werden, wie die Vereinbarung gilt oder noch nachwirkt.
Neben diesen Mindestfristen setzt das Datenschutzrecht klare Obergrenzen. Nach der DSGVO — insbesondere Art. 5 und Art. 17 — sowie nach § 26 BDSG darf der Betriebsrat personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie dies für seine gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Sind die Daten nicht mehr notwendig, müssen sie unverzüglich gelöscht werden. Dies gilt zum Beispiel für Unterlagen zu einer Einstellung nach § 99 BetrVG: Sobald das Verfahren abgeschlossen ist, sind diese Unterlagen zu vernichten.
Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) selbst enthält keine konkreten Aufbewahrungsfristen, verpflichtet den Betriebsrat aber in § 79a BetrVG ausdrücklich zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften.
Im Überblick gelten folgende Rechtsgrundlagen:
- § 19 WO — Mindestaufbewahrung von Wahlakten bis Amtsende
- § 257 Abs. 4 HGB — Buchführungsunterlagen 6–10 Jahre
- § 195, § 199 Abs. 1 BGB — Verjährungsfrist 3 Jahre als Orientierung
- Art. 5, Art. 17 DSGVO — Löschpflicht bei Wegfall des Zwecks
- § 26 BDSG — Verarbeitung von Beschäftigtendaten nur bei Erforderlichkeit
- § 79a BetrVG — Datenschutzpflicht des Betriebsrats
