Bewerbungsunterlagen

In Kürze

Bewerbungsunterlagen sind alle Dokumente, die ein Bewerber einem Unternehmen vorlegt, um sich auf eine Stelle zu bewerben. Sie dienen der strukturierten Beurteilung von Eignung und Qualifikation im Auswahlverfahren.

Definition

Bewerbungsunterlagen umfassen alle vom Bewerber eingereichten Dokumente zur Beurteilung fachlicher und persönlicher Eignung. Ihre Übermittlung kann schriftlich oder elektronisch erfolgen, sofern der Zugriff rechtlich und tatsächlich gesichert ist.

In Deutschland sind vor allem zwei Bewerbungsformen üblich: die klassische und die amerikanische Bewerbung.

Bei der klassischen Bewerbung reicht der Bewerber folgende Unterlagen ein:

• Anschreiben – persönliches Schreiben mit Bezug auf die Stellenanzeige, Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin
• Lichtbild – aktuelles, qualitativ hochwertiges Foto
• Tabellarischer Lebenslauf – lückenloser Überblick über den beruflichen Werdegang
• Schulzeugnisse – Nachweis der theoretischen Qualifikation
• Arbeitszeugnisse – Belege bisheriger Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten und Schwerpunkte
• Referenzen und Arbeitsproben – ergänzende Nachweise, sofern vom Unternehmen gefordert

Die amerikanische Bewerbung besteht nur aus Anschreiben und Lebenslauf (maximal zwei Seiten). Der Lebenslauf beginnt mit dem Qualifikationsprofil und den Berufszielen; persönliche Angaben wie Geburtsdatum oder Familienstand werden weggelassen. Diese Form ist vor allem bei internationalen Unternehmen verbreitet.

Die Kosten für die Zusammenstellung der Bewerbungsunterlagen – einschließlich Beglaubigungen und Versand – trägt der Bewerber selbst. Nach einer Einstellung werden die Unterlagen Teil der Personalakte.

Bewerbungsunterlagen begründen keinen Anspruch des Bewerbers auf Einstellung oder bevorzugte Berücksichtigung. Sie sind von internen Bewertungsvermerken des Arbeitgebers zu unterscheiden, die nicht zwingend vorzulegen sind.

Betriebsrat und Mitbestimmung

Im Mitbestimmungsverfahren sind Bewerbungsunterlagen dem Betriebsrat vorzulegen (§ 99 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz, BetrVG). Die Vorlagepflicht erfasst alle vorhandenen Unterlagen sämtlicher Bewerber, unabhängig von der späteren Auswahlentscheidung.

Datenschutz

Unternehmen sind verpflichtet, Bewerber über die Erhebung und Speicherung ihrer Daten zu informieren. Grundlage ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Art. 13 DSGVO – Pflicht zur Information über Art, Zweck und Dauer der Datenspeicherung
• Art. 15 DSGVO – Auskunftsrecht des Bewerbers über gespeicherte Daten

Ist eine Stelle besetzt, müssen die Daten abgelehnter Bewerber grundsätzlich gelöscht werden. Wegen möglicher Klagen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) dürfen die Daten jedoch noch bis zu sechs Monate aufbewahrt werden. Sollen Bewerber in einem Bewerberpool für spätere Stellen vorgemerkt werden, ist dafür eine ausdrückliche schriftliche Einwilligung des Bewerbers erforderlich.