In Kürze
Buchungsbelege im Personalbereich sind Dokumente, die die Ergebnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnung so aufbereiten, dass sie in der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung weiterverarbeitet werden können.
Definition
Nach jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen die ermittelten Daten gesammelt und strukturiert zusammengestellt werden. Diese Zusammenstellungen nennt man Buchungsbelege. Sie dienen als Arbeitsgrundlage für die Finanzbuchhaltung und die Kostenrechnung eines Unternehmens.
Im Personalbereich gibt es drei wichtige Arten von Buchungsbelegen:
- Lohnartennachweis: Listet alle einzelnen Lohn- und Gehaltsbestandteile aller Mitarbeiter auf — zum Beispiel Grundgehalt, Zulagen oder Sozialversicherungsbeiträge — und weist sie als Gesamtbeträge aus. Er dient vor allem der Kontrolle und Abstimmung: Die Summe der gewährten Bezüge und die Summe der Abzüge müssen übereinstimmen. Abweichungen deuten auf Fehler hin.
- Buchungsbeleg: Fasst die Daten aus dem Lohnartennachweis zusammen und ordnet sie den Konten der Finanzbuchhaltung zu. Er ist die direkte Grundlage für die Verbuchung der Lohndaten. Auch hier müssen Soll- und Habenspalte am Ende übereinstimmen.
- Kostenstellenbeleg: Ordnet die Lohn- und Gehaltsbestandteile den einzelnen Kostenstellen des Unternehmens zu — also den Abteilungen oder Bereichen, in denen die Mitarbeiter tätig sind. Er bildet die Grundlage für die Kostenrechnung (Betriebsabrechnung).
Alle drei Belege haben eine gemeinsame Funktion: Sie machen die Lohndaten nachvollziehbar, ermöglichen Kontrollen und helfen dabei, Fehler schnell zu erkennen.
