Gutschrift

In Kürze

Eine Gutschrift ist ein Abrechnungsdokument, das der Empfänger einer Leistung ausstellt – nicht der Leistende selbst. Sie dokumentiert Zahlungseingänge oder Vergütungsfeststellungen und gilt umsatzsteuerrechtlich einer Rechnung gleich.

Definition

Normalerweise stellt derjenige eine Rechnung aus, der eine Leistung erbracht hat. Bei der Gutschrift dreht sich das um: Der Empfänger der Leistung erstellt das Dokument und übermittelt es an den Leistenden. Umsatzsteuerrechtlich gilt diese Gutschrift nach § 14 Abs. 5 UStG als Rechnung – mit denselben Rechten und Pflichten.

Im Arbeitsverhältnis betrifft die Gutschrift insbesondere Entgeltabrechnungen, Erstattungen oder Abrechnungskorrekturen. Die abrechnungsbezogenen Pflichten des Arbeitgebers sind in § 108 Gewerbeordnung (GewO) geregelt. Die Gutschrift begründet dabei keinen eigenständigen Zahlungsanspruch ohne zugrunde liegenden Rechtsgrund.

Damit eine Gutschrift steuerlich anerkannt wird, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Berechtigung: Der Leistende muss grundsätzlich berechtigt sein, Umsatzsteuer gesondert auszuweisen.
• Einverständnis: Beide Seiten müssen damit einverstanden sein, dass mit der Gutschrift abgerechnet wird – schriftlich, mündlich oder durch widerspruchsloses Entgegennehmen.
• Pflichtangaben: Die Gutschrift muss Name und Anschrift beider Parteien, Art und Menge der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Umsatzsteuerbetrag sowie die Steuernummer des Leistenden enthalten.
• Übergabe: Die Gutschrift muss dem Leistenden tatsächlich übergeben worden sein.

Enthält die Gutschrift einen fehlerhaften Umsatzsteuerausweis, entfällt das Recht auf Vorsteuerabzug. Die Gutschrift verliert zudem ihre Wirkung als Rechnung, wenn der Empfänger dem ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag widerspricht. Änderungen am Inhalt sind nur mit Zustimmung des Gutschriftempfängers möglich – ähnlich wie bei einer Rechnungskorrektur.

In der Praxis dient die Gutschrift der transparenten Dokumentation von Vergütungen, Erstattungen und Abrechnungskorrekturen und ist für die Nachvollziehbarkeit von Zahlungsflüssen im Arbeitsverhältnis von Bedeutung.