In Kürze
Das Inventar ist ein vollständiges Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Es bildet die Grundlage für die Bilanz.
Definition
Nach einer Inventur — also der körperlichen Bestandsaufnahme — werden alle erfassten Posten im Inventar festgehalten. Für jeden Posten werden Art, Menge und Wert angegeben. Aus der Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden ergibt sich das Reinvermögen (Eigenkapital) des Unternehmens.
Gesetzlich geregelt ist die Pflicht zur Aufstellung des Inventars in § 240 Abs. 1 und 2 HGB. Ein Unternehmen muss das Inventar aufstellen:
- zu Beginn seines Handelsgewerbes
- zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres
In das Inventar gehören alle Wirtschaftsgüter — auch solche, die bereits vollständig abgeschrieben sind. Weicht der tatsächliche Bestand (Istbestand) vom gebuchten Bestand (Sollbestand) ab, muss die Buchhaltung entsprechend den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) angepasst werden.
Wichtig: Im Inventar wird das wirtschaftliche Eigentum erfasst, nicht das formelle. Das bedeutet zum Beispiel, dass unter Eigentumsvorbehalt gelieferte Waren beim Käufer eingetragen werden, nicht beim Lieferanten. Verpfändete Gegenstände erfasst der Pfandgeber, sicherheitsübereignete Gegenstände der Sicherungsgeber.
Jeder Eintrag im Inventar sollte folgende Angaben enthalten:
- Menge (Maß, Zahl, Gewicht)
- verständliche Bezeichnung (Art, Artikelnummer, Größe)
- Wert je Maßeinheit
- Gesamtwert unter Berücksichtigung der Menge
- Gesamtsumme des Bestandes
Eine Unterschrift unter das Inventar ist nicht erforderlich. Das Inventar muss jedoch so gestaltet sein, dass sachverständige Dritte — etwa im Rahmen einer Außenprüfung — Mengen und Werte jederzeit nachvollziehen können.
Die Originalaufzeichnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Inventar aufgestellt wurde. Rechtsgrundlagen hierfür sind § 257 Abs. 1, 4 und 5 HGB sowie § 147 Abs. 1 und 4 AO. Werden diese Fristen nicht eingehalten, gilt die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß — mit möglichen nachteiligen Folgen für das Unternehmen.
