In Kürze
Die Kreditorenbuchführung erfasst alle Buchungsvorgänge, die durch Gläubiger eines Unternehmens entstehen — also vor allem Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Sie ist ein Pflichtbestandteil einer ordnungsmäßigen Buchführung.
Definition
Die Kreditorenbuchführung ist ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens und gehört zu den sogenannten Nebenbuchhaltungen der Finanzbuchführung. Sie erfasst ausschließlich Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen — also Rechnungen von Lieferanten. Geldkredite bei Banken gehören nicht dazu.
Für jeden Lieferanten wird in der Regel ein eigenes Unterkonto geführt. So behält das Unternehmen den Überblick, welche Rechnungen noch offen sind und welche bereits bezahlt wurden. Sammelkonten für mehrere Lieferanten sollten dabei möglichst vermieden werden.
Die wichtigsten Aufgaben der Kreditorenbuchführung sind:
- Prüfung von Eingangsrechnungen und Lieferantengutschriften
- Erfassen und Verbuchen dieser Belege
- Bezahlung der Rechnungen entsprechend der vereinbarten Zahlungsbedingungen und Fälligkeiten
- Erstellung von Auswertungen wie Offene-Posten-Listen oder Saldenlisten
In der Praxis wird die Kreditorenbuchführung häufig als Offene-Posten-Buchführung geführt: Dabei werden Eingangsrechnungen getrennt nach offenen und bereits bezahlten Posten aufbewahrt, statt ein klassisches Personenkonto zu führen. Diese Methode ist gesetzlich ausdrücklich erlaubt:
- § 239 Abs. 4 HGB (Handelsgesetzbuch)
- § 146 Abs. 5 AO (Abgabenordnung)
Nur Unternehmen, die ausschließlich Bargeschäfte abwickeln, dürfen auf einzelne Personenkonten verzichten.
