In Kürze
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung zeigt jedem Arbeitnehmer, wie sich sein Verdienst zusammensetzt und welche Abzüge vorgenommen werden. Sie ist ein zentraler Teil des Personalwesens und erfüllt sowohl eine Informationspflicht gegenüber dem Mitarbeiter als auch eine Nachweispflicht gegenüber Behörden und Sozialversicherungsträgern.
Definition
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung — auch Verdienstabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt — ist die monatliche Aufstellung aller Vergütungsbestandteile eines Arbeitnehmers. Sie zeigt den Bruttoverdienst (z. B. Grundlohn, Zulagen, Prämien) sowie alle Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge) und führt so zum Nettoverdienst, der tatsächlich ausgezahlt wird.
Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine solche Abrechnung. Aus ihr muss klar hervorgehen, wie der Bruttoverdienst berechnet wurde — beim Zeitlohn etwa durch Angabe der geleisteten Stunden und des Stundenlohns, beim Akkordlohn durch die Leistungsberechnung.
Die Abrechnung dient nicht nur dem Arbeitnehmer, sondern auch dem Unternehmen: Sie bildet die Grundlage für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung und liefert Nachweise für externe Stellen wie Finanzamt, Krankenkassen, Berufsgenossenschaft und Arbeitsagentur.
Grundlage der Abrechnung ist der Arbeits- oder Anstellungsvertrag — ergänzt durch gesetzliche Mindestansprüche, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Persönliche Merkmale des Arbeitnehmers spielen ebenfalls eine Rolle, zum Beispiel:
- Lohnsteuerklasse und Freibeträge
- Familienstand und Religionszugehörigkeit (für Kirchensteuer)
- Sozialversicherungszugehörigkeit
- Betriebszugehörigkeit und Alter (für betriebliche Zusatzleistungen)
Die Abteilung für Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt außerdem verschiedene Bescheinigungen aus — etwa für Krankengeld, Wohngeld, Arbeitslosengeld oder den Lohnsteuerjahresausgleich.
Wegen der Vielzahl an Vorschriften, die bei der Abrechnung zu beachten sind, sind besonders geschulte Fachkräfte erforderlich. Zu den wichtigsten rechtlichen Grundlagen gehören unter anderem:
- Einkommensteuergesetz (EStG) — Lohnsteuer
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) — Vergütungsansprüche
- Tarifvertragsgesetz (TVG) — tarifliche Regelungen
- Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) — betriebliche Mitbestimmung
- Mutterschutzgesetz (MuSchG) — Schutz bei Schwangerschaft
- Bundesurlaubsgesetz — Urlaubsvergütung
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) — Schutz der Personaldaten
