In Kürze
Die Offene-Posten-Buchführung ist eine Buchführungsmethode, bei der Rechnungsbelege geordnet abgelegt werden – getrennt nach offenen und bereits bezahlten Posten – anstatt klassische Kontenblätter zu führen.
Definition
Im Rechnungswesen gibt es verschiedene Buchführungsmethoden. Die Offene-Posten-Buchführung ist ein kontenloses Buchführungssystem: Statt einzelner Kontenblätter für jeden Kunden oder Lieferanten werden die Rechnungsbelege in einer geordneten Ablage aufbewahrt.
Das System umfasst ausschließlich die Debitoren- und Kreditorenbuchführung – also die Verwaltung von Forderungen gegenüber Kunden und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Die rechtlichen Grundlagen finden sich in:
- § 239 Abs. 4 HGB – Handelsgesetzbuch (Buchführungspflichten)
- § 146 Abs. 5 AO – Abgabenordnung (Aufzeichnungspflichten)
Eingehende Rechnungen werden dabei getrennt nach offen und bezahlt abgelegt. Die Ablage kann auch elektronisch auf Datenträgern erfolgen – dann muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar bleiben.
Die Tagessummen der erfassten Rechnungen werden auf dem Debitoren- bzw. Kreditorensachkonto übernommen. Jede Eingangs- und Ausgangsrechnung muss dafür in der Regel zweifach vorhanden sein.
Eine ordnungsgemäß geführte Offene-Posten-Buchführung ersetzt das sonst vorgeschriebene Wareneingangsbuch (§ 143 AO) und das Warenausgangsbuch (§ 144 AO). Die Belege sind 10 Jahre aufzubewahren.
Dieses System eignet sich besonders für Unternehmen ohne EDV-gestützte Buchführung, die jedoch viele Rechnungseingänge und -ausgänge zu verwalten haben. Es ermöglicht eine laufende Überwachung offener Forderungen und Verbindlichkeiten sowie eine zeitnahe Kontrolle aller Zahlungen.
