In Kürze
Die permanente Inventur ist ein Verfahren zur Bestandsaufnahme, bei dem Lagerbestände nicht an einem einzigen Stichtag, sondern laufend über das gesamte Geschäftsjahr erfasst werden.
Definition
Bei der permanenten Inventur – auch laufende oder dauernde Inventur genannt – wird der Bestand an Vermögensgegenständen eines Unternehmens nicht auf einen Schlag gezählt, sondern verteilt über das Jahr. Sie verbindet eine fortlaufende Buchführung (Lagerbuchhaltung) mit regelmäßigen körperlichen Zählungen vor Ort.
Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 241 Abs. 2 HGB. Danach ist die permanente Inventur erlaubt, wenn sichergestellt ist, dass zum Bilanzstichtag der Bestand nach Art, Menge und Wert auch ohne eine gleichzeitige körperliche Aufnahme festgestellt werden kann.
Damit das Verfahren zulässig ist, müssen im Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
- Lagerbuchhaltung: Alle Bestände, Zugänge und Abgänge müssen einzeln nach Tag, Art und Menge schriftlich erfasst und durch Belege nachgewiesen sein.
- Mindestens eine körperliche Prüfung pro Jahr: Für jeden Vermögensgegenstand muss einmal jährlich geprüft werden, ob Buch- und Istbestand übereinstimmen – auch durch Stichproben möglich.
- Dokumentation: Datum und Ergebnis jeder körperlichen Aufnahme müssen in den Lagerbüchern vermerkt und in einem Protokoll festgehalten werden, das von den aufnehmenden Personen unterzeichnet wird.
- Aufbewahrung: Die Aufzeichnungen sind wie Handelsbücher 10 Jahre aufzubewahren.
Praktisch empfiehlt es sich, die körperlichen Zählungen auf Zeitpunkte mit niedrigen Lagerbeständen zu legen – das erleichtert die Arbeit erheblich.
Nicht angewendet werden darf die permanente Inventur bei Gütern, deren Bestand sich durch Schwund, Verderb oder Zerbrechlichkeit unkontrollierbar verändert, sowie bei besonders wertvollen Wirtschaftsgütern (vgl. 5.3 EStR).
