In Kürze
Abgrenzung bedeutet in der Buchhaltung, dass Einnahmen und Ausgaben genau dem Geschäftsjahr zugeordnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören — unabhängig davon, wann das Geld tatsächlich fließt.
Definition
Zahlt ein Unternehmen eine Rechnung in einem Jahr, obwohl die Leistung ganz oder teilweise erst im nächsten Jahr anfällt, darf dieser Betrag nicht vollständig als Aufwand des laufenden Jahres gebucht werden. Stattdessen wird der betreffende Anteil über einen Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) in der Bilanz ausgewiesen und erst im folgenden Jahr als Aufwand oder Ertrag verbucht.
Es gibt zwei Arten der Abgrenzung:
- Sachliche Abgrenzung: Kosten werden dem richtigen Sachverhalt zugeordnet — zum Beispiel der richtigen Kostenart, Kostenstelle oder dem richtigen Kostenträger.
- Zeitliche Abgrenzung: Einnahmen und Ausgaben werden der richtigen Abrechnungsperiode zugeordnet. Ein Versicherungsbeitrag, der von April bis März läuft, wird anteilig auf zwei Geschäftsjahre aufgeteilt.
In der Bilanz erscheinen Rechnungsabgrenzungsposten auf zwei Seiten:
- Aktivseite: Ausgaben, die vor dem Bilanzstichtag bezahlt wurden, aber Aufwand für die Zeit danach darstellen (sogenannte transitorische Posten).
- Passivseite: Einnahmen, die vor dem Bilanzstichtag eingegangen sind, aber Ertrag für die Zeit danach darstellen.
Die Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten ist keine freiwillige Entscheidung. Nach § 250 Abs. 1 und 2 HGB in Verbindung mit § 5 Abs. 5 Satz 1 EStG besteht sowohl im Handels- als auch im Steuerrecht eine Pflicht zur Bilanzierung — sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Die Höhe des Rechnungsabgrenzungspostens richtet sich nach dem Anteil der Zeit nach dem Bilanzstichtag an der gesamten Abrechnungsperiode. Im Folgejahr wird der Posten wieder aufgelöst — entweder zu Jahresbeginn, beim tatsächlichen Eintritt des Aufwands oder Ertrags oder spätestens zum Jahresabschluss.
Bei sehr geringen oder regelmäßig wiederkehrenden Beträgen — etwa Kfz-Steuer oder Telefongebühren — kann auf eine Abgrenzung verzichtet werden, wenn der Aufwand dafür unverhältnismäßig wäre.
