In Kürze
Eine Auftragsbestätigung ist ein schriftliches Dokument, mit dem ein Lieferant oder Dienstleister dem Kunden mitteilt, dass er einen Auftrag zu den vereinbarten Bedingungen ausführen wird. Sie schützt beide Seiten vor Missverständnissen und Streitigkeiten.
Definition
Mit der Auftragsbestätigung erklärt das anbietende Unternehmen, dass es einem zuvor geschlossenen Vertrag zustimmt und den Auftrag wie vereinbart erfüllen wird. In Deutschland ist sie gesetzlich nicht vorgeschrieben, hat sich aber im Geschäftsverkehr als übliche Praxis etabliert — sowohl beim Warenverkauf als auch bei Dienstleistungen.
Wichtig: Weicht die Auftragsbestätigung auch nur in einem Punkt von den ursprünglichen Vereinbarungen ab — zum Beispiel beim Preis, bei der Leistungsbeschreibung oder durch den Verweis auf neue Allgemeine Geschäftsbedingungen — gilt sie nicht als Vertragsannahme, sondern als neues Vertragsangebot. Dieses muss vom anderen Vertragspartner erst noch angenommen werden.
Schweigen auf eine abgeänderte Auftragsbestätigung bedeutet grundsätzlich keine Zustimmung. Gemäß § 150 Abs. 2 BGB handelt es sich in diesem Fall um einen neuen Antrag, der ausdrücklich angenommen werden muss.
Zu unterscheiden ist die Auftragsbestätigung vom sogenannten kaufmännischen Bestätigungsschreiben: Während die Auftragsbestätigung einen Vertrag erst begründet, hält das kaufmännische Bestätigungsschreiben bereits geführte Verhandlungen schriftlich fest. Schweigen auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben gilt unter Kaufleuten grundsätzlich als Zustimmung — bei der Auftragsbestätigung ist das nicht der Fall.
Eine Auftragsbestätigung ist besonders dann empfehlenswert, wenn eine Bestellung telefonisch oder erstmalig erfolgt, wenn der Lieferant die Bestellung abändert oder wenn kein vorheriges schriftliches Angebot vorlag. Bei jeder Änderung am Auftragsumfang sollte eine neue Auftragsbestätigung ausgestellt werden. Im Streitfall zählt, was schriftlich festgehalten wurde — nicht, was mündlich besprochen worden sein soll.
