In Kürze
Eine Aufwandsentschädigung ersetzt Arbeitnehmern oder ehrenamtlich Tätigen entstandene Kosten. Je nach Herkunft und Höhe kann sie steuer- und sozialversicherungsfrei sein.
Definition
Eine Aufwandsentschädigung ist eine Zahlung, die nicht als Lohn für geleistete Arbeit gedacht ist, sondern tatsächlich entstandene Ausgaben ausgleichen soll. Ob sie versteuert werden muss und ob Sozialversicherungsbeiträge anfallen, hängt von der Art der Tätigkeit und der Höhe der Zahlung ab.
Öffentlicher Dienst: Aufwandsentschädigungen aus einer Bundes- oder Landeskasse, die in einem Gesetz ausdrücklich so bezeichnet sind, bleiben steuerfrei – und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung, sofern sie zusätzlich zu anderen Bezügen gezahlt werden.
Privatwirtschaft: Pauschale Aufwandsentschädigungen außerhalb des öffentlichen Dienstes sind grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig. Weist der Arbeitnehmer seine Ausgaben jedoch einzeln nach, kann der Arbeitgeber sie steuer- und beitragsfrei erstatten.
Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG): Wer nebenberuflich als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher oder in einer vergleichbaren Funktion für gemeinnützige, mildtätige, kirchliche oder Pflegezwecke tätig ist, kann jährlich bis zu 3.000 Euro (250 Euro monatlich) steuerfrei erhalten. Auf diesen Betrag fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, da steuerfreie Aufwandsentschädigungen nach § 14 Abs. 1 Satz 2 SGB IV nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zählen. Wird die monatliche Grenze von 250 Euro überschritten, ist zu prüfen, ob eine geringfügige Beschäftigung vorliegt.
Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG): Ehrenamtlich Tätige können zusätzlich bis zu 840 Euro jährlich (70 Euro monatlich) steuerfrei erhalten. Auch dieser Betrag bleibt bei der Berechnung des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts außen vor. Wichtig: Wer bereits die Übungsleiterpauschale in Anspruch nimmt, kann für dieselbe Tätigkeit nicht zusätzlich die Ehrenamtspauschale nutzen. Bei unterschiedlichen Tätigkeiten können jedoch beide Pauschalen nebeneinander gelten.
Beginnt oder endet eine Beschäftigung im Laufe eines Kalenderjahres, kann der noch nicht ausgeschöpfte Freibetrag monatlich höher angesetzt werden – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen, etwa wenn das Ende der Beschäftigung von vornherein feststeht.
