In Kürze
Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb eines Unternehmens entstehen. Sie mindern in der Regel den steuerpflichtigen Gewinn — es gibt jedoch Ausnahmen, bei denen der Abzug gesetzlich eingeschränkt ist.
Definition
Als Betriebsausgaben gelten alle Ausgaben, die ausschließlich betrieblich veranlasst sind. Das bedeutet: Der Grund für die Ausgabe muss im Unternehmen liegen — nicht in der privaten Lebensführung des Unternehmers. Ob eine Ausgabe besonders notwendig oder üblich ist, spielt dabei grundsätzlich keine Rolle.
Wichtig ist die Abgrenzung zu privaten Kosten. Ausgaben für den täglichen Lebensbedarf sind keine Betriebsausgaben. Schwieriger wird es bei sogenannten gemischten Aufwendungen, die sowohl den privaten als auch den betrieblichen Bereich betreffen. Hier gilt grundsätzlich ein Aufteilungs- und Abzugsverbot — nur der klar betriebliche Anteil darf abgezogen werden, sofern er sich anhand objektiver Merkmale bestimmen lässt.
Die meisten Betriebsausgaben sind uneingeschränkt abziehbar. Es gibt jedoch gesetzlich festgelegte Ausnahmen — sogenannte nicht abziehbare Betriebsausgaben. Dazu gehören unter anderem:
- Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Segeljachten, Motorjachten, Golf- oder Tennisplätze sowie Reitpferde
- Unangemessene Bewirtungskosten
- Geschenke über 35 Euro
- Häusliches Arbeitszimmer (nur begrenzt abziehbar)
- Verpflegungsmehraufwand, soweit er die gesetzlichen Pauschbeträge übersteigt
- Hinterziehungszinsen auf betriebliche Steuern
Für diese eingeschränkt abziehbaren Ausgaben gelten besondere Aufzeichnungspflichten: Sie müssen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben erfasst werden — zum Beispiel auf einem eigenen Konto in der Buchhaltung. Wer diese Pflicht verletzt, verliert das Recht, die Ausgaben steuerlich geltend zu machen.
Werden Betriebsausgaben später erstattet, zählt die Erstattung als Betriebseinnahme und erhöht entsprechend den Gewinn.
