In Kürze
Ein Essensgeldzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, mit der er sich an den Mahlzeitenkosten seiner Beschäftigten beteiligt. Er kann steuerpflichtig sein und zählt grundsätzlich zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt.
Definition
Arbeitgeber sind grundsätzlich nicht verpflichtet, einen Essensgeldzuschuss zu zahlen. Eine Pflicht kann sich jedoch aus dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einem Tarifvertrag oder durch betriebliche Übung ergeben — also wenn der Arbeitgeber die Leistung regelmäßig und ohne Vorbehalt gewährt, sodass Beschäftigte darauf vertrauen dürfen.
Um eine ungewollte betriebliche Übung zu vermeiden, sollte bei der Zusage eines Essenszuschusses ausdrücklich festgehalten werden, dass die Leistung jederzeit widerrufbar ist.
Eine gesetzliche Pflicht zum Auslagenersatz kann sich aus §§ 670, 675 BGB ergeben — zum Beispiel bei Reisespesen, wenn Beschäftigte Kosten für Mahlzeiten im Auftrag des Arbeitgebers verauslagen.
Erhalten Arbeitnehmer Mahlzeiten kostenlos oder verbilligt im Betrieb, gilt dies als lohnsteuerpflichtiger Sachbezug. Dafür werden amtliche Werte festgesetzt, die in der Regel jährlich angepasst werden. Ausnahme: Mahlzeiten bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz bis zu einem Wert von 40 Euro gelten als bloße Aufmerksamkeit und sind nicht steuerpflichtig.
Essensgeldzuschüsse stellen einen geldwerten Vorteil dar und gehören damit zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung. Beitragsfrei sind sie nur dann, wenn der Arbeitgeber sie nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG pauschal versteuert.
