In Kürze
Bei geringfügiger Beschäftigung (Minijob) müssen Arbeitgeber besondere Unterlagen zum Arbeitsverhältnis aufbewahren. Diese sogenannten Entgeltunterlagen dienen dem Nachweis, dass Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt wurden.
Definition
Die Regeln zur Führung von Entgeltunterlagen gelten laut Beitragsverfahrensverordnung vollständig auch für geringfügig Beschäftigte. Der Arbeitgeber muss alle Angaben aufzeichnen, die für die Beurteilung der Versicherungsfreiheit wichtig sind.
Zu den Pflichtangaben gehören unter anderem:
- Monatliches Arbeitsentgelt und Beschäftigungsdauer
- Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit und tatsächlich geleistete Stunden
- Erklärungen des Beschäftigten über weitere Beschäftigungen
- Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI
- Verzichtserklärungen zur Rentenversicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 2 SGB VI bzw. § 230 Abs. 8 SGB VI
- Bescheide über das Bestehen oder Nichtbestehen von Versicherungspflicht
- Nachweis über private Krankenversicherung (bei Verzicht auf Pauschalbeitrag)
- Arbeitszeit-Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz
Bei kurzfristig Beschäftigten kommen zusätzliche Nachweise hinzu, etwa über den Status der Person (z. B. Schüler, Student, Rentner), den Krankenversicherungsschutz und eventuelle Vorbeschäftigungszeiten im selben Kalenderjahr.
Stundenaufzeichnungen sind auch bei einem festen Monatsgehalt Pflicht. Sie ermöglichen bei Betriebsprüfungen die Kontrolle von Versicherungsentscheidungen und beitragsrechtlichen Beurteilungen, zum Beispiel bei Zuschlägen für Nacht- oder Feiertagsarbeit.
Seit dem 1. Januar 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, Unterlagen, die elektronisch übermittelt werden, auch in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen (§ 28p SGB IV). Eine Befreiung davon ist auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung bis zum 31. Dezember 2026 möglich.
Auskunftspflicht des Arbeitnehmers: Laut § 28o SGB IV sind Beschäftigte verpflichtet, ihrem Arbeitgeber alle notwendigen Angaben zu machen und Unterlagen vorzulegen — auch wenn sie mehrere Minijobs gleichzeitig ausüben. Wer diese Pflicht vorsätzlich oder leichtfertig verletzt, begeht eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro belegt werden.
