In Kürze
Gesprächsführung beschreibt, wie Gespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden bewusst und wirkungsvoll gestaltet werden. Sie umfasst nicht nur den Inhalt, sondern auch Haltung, Technik und Kommunikationsverhalten.
Definition
Gespräche am Arbeitsplatz finden auf zwei Ebenen statt: der sachlichen Ebene (Fakten, Aufgaben, Informationen) und der emotionalen Ebene (Beziehung, Gefühle, persönlicher Ausdruck). Werden beide Ebenen vermischt, entstehen häufig Missverständnisse.
Jede Aussage in einem Gespräch hat vier Seiten: Inhalt (worum geht es?), Beziehung (wie stehen wir zueinander?), Ausdruck (was verrät die Führungskraft über sich selbst?) und Appell (was soll der oder die Mitarbeitende tun?). An jeder dieser vier Seiten können Probleme entstehen, die den Gesprächserfolg gefährden – sogenannte Gesprächsklippen.
Typische Gesprächsklippen sind zum Beispiel unklare Aussagen, ein herablassendes Auftreten, das Vermischen von Sachkritik und persönlicher Wertung oder das Einfordern von Leistung, ohne die nötigen Voraussetzungen dafür zu schaffen.
Für eine gute Gesprächsführung gelten folgende Grundsätze:
- Offenheit und Vertrauen als Basis des Gesprächs
- Geeigneter Rahmen: ruhiger Ort, ausreichend Zeit, keine Störungen
- Klare und verständliche Aussagen auf der Sachebene
- Eingehen auf die andere Person: ihre Ziele und Individualität berücksichtigen
Empfehlenswerte Gesprächshaltungen sind Authentizität (Übereinstimmung von Worten und Gefühlen), Sensibilität für die Situation, Wohlwollen gegenüber dem Gegenüber sowie Glaubwürdigkeit durch Verlässlichkeit.
Bewährte Gesprächstechniken umfassen unter anderem:
- Aktiv zuhören und ausreden lassen
- Ich-Botschaften senden statt anklagen (z. B. „Ich hatte Schwierigkeiten, die Unterlagen zu finden" statt „Bei Ihnen findet man ja nichts")
- Tatsachen und Meinungen klar voneinander trennen
- Offene Fragen stellen, die zum Nachdenken einladen
- Feedback geben und annehmen
- Zur Selbstbeurteilung motivieren statt Entscheidungen einfach vorzugeben
Im Personalbereich sind diese Techniken besonders bei Mitarbeitergesprächen (z. B. Beurteilungsgesprächen) und Kritikgesprächen bedeutsam, da Gespräche von allen Kommunikationsformen die nachhaltigste Wirkung haben.
