In Kürze
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) legen fest, wie Unternehmen ihre Buchführung korrekt, vollständig und nachvollziehbar gestalten müssen. Sie gelten sowohl für die klassische als auch für die computergestützte Buchführung.
Definition
Die GoB sind ein Regelwerk, das beschreibt, wie eine ordentliche Buchführung auszusehen hat. Die rechtlichen Grundlagen finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Ergänzt werden sie durch die Rechtsprechung.
Da Unternehmen ihre Buchführung heute überwiegend mit EDV-Systemen erledigen, wurden die GoB durch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ergänzt. Die GoBS ersetzen die GoB nicht, sondern beschreiben zusätzlich, was beim Einsatz von Computerprogrammen zu beachten ist.
Für eine ordnungsmäßige Buchführung — ob digital oder nicht — gelten folgende Kernpflichten:
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst werden.
- Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss die Buchführung in angemessener Zeit verstehen und prüfen können.
- Unveränderlichkeit: Einmal gebuchte Einträge dürfen nicht einfach geändert werden. Korrekturen sind nur durch Stornierung und Neubuchung erlaubt. Die ursprüngliche Buchung muss erkennbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO).
- Verfahrensdokumentation: Für eingesetzte Buchführungsprogramme muss eine verständliche Dokumentation vorhanden sein, die auch die Programmhistorie zeigt.
- Internes Kontrollsystem (IKS): Unternehmen müssen Kontrollen und Maßnahmen einrichten, die das Unternehmensvermögen schützen, Datenverlust verhindern und vollständige Aufzeichnungen sicherstellen.
- Datensicherung: Programme und Daten müssen regelmäßig gesichert werden. Sicherungskopien sollten auch außerhalb des Unternehmens aufbewahrt werden, um Risiken wie Brand oder Diebstahl vorzubeugen.
- Zugriffsschutz: Unbefugte dürfen gespeicherte Daten weder einsehen noch verändern. Dies wird in der Regel durch abgestufte Zugriffsberechtigungen sichergestellt.
Die Verantwortung für die Einhaltung der GoB liegt stets beim Unternehmen selbst — auch dann, wenn die Buchführung an externe Dienstleister ausgelagert wird.
