In Kürze
Das Telefon ist ein wichtiges Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag. Wer strukturiert telefoniert, spart Zeit und erzielt bessere Ergebnisse.
Definition
Telefonieren gehört zum Arbeitsalltag — doch viele verschenken die mögliche Zeitersparnis, weil Gespräche nicht gut vorbereitet oder nachbereitet werden. Ein effektives Telefonat lässt sich in drei Phasen unterteilen.
Vorbereitung: Vor dem Anruf sollten wichtige Informationen zum Gesprächspartner gesammelt, Ziele festgelegt und Fragen sowie Unterlagen bereitgelegt werden.
Durchführung: Während des Gesprächs gilt: korrekt melden, aktiv zuhören, Notizen machen, Inhalte zusammenfassen und das Gespräch freundlich beenden.
Nachbereitung: Nach dem Telefonat werden Ergebnisse festgehalten, Kontaktdaten notiert und nächste Schritte eingeplant.
Eingehende Anrufe können den Arbeitsfluss erheblich stören. Zwei bewährte Möglichkeiten helfen dabei, Unterbrechungen zu reduzieren:
- Rufumleitung: Anrufe können auf einen Kollegen oder ein anderes Gerät weitergeleitet werden. Der Kollege notiert dabei Datum, Name, Rückrufnummer und Anrufgrund.
- Anrufbeantworter: Auch während der Arbeitszeit sinnvoll einsetzbar. Eine freundliche Ansage und ein zeitnaher Rückruf — möglichst noch am selben Tag — sind dabei wichtig. Das gilt ebenso für die Mobilbox auf dem Handy.
Ausgehende Anrufe lassen sich außerdem besser planen, indem einfache Gespräche in leistungsschwächere Tageszeiten gelegt und Rückrufe zu Themenblöcken gebündelt werden.
