In Kürze
Laufende Lohnbuchungen erfassen alle regelmäßigen Zahlungsvorgänge rund um Löhne und Gehälter im Unternehmen. Dazu gehören Bruttolöhne, gesetzliche Abzüge sowie die Auszahlung des Nettolohns an die Beschäftigten.
Definition
Jedes Unternehmen muss die Lohn- und Gehaltskosten seiner Mitarbeiter buchhalterisch erfassen. Grundsätzlich gibt es zwei Methoden: die direkte Buchung (Nettolohnbuchung) und die indirekte Buchung (Bruttolohnbuchung).
Bei der direkten Buchung werden alle Zahlungsvorgänge sofort auf den entsprechenden Konten erfasst. Sie wird vor allem in kleineren Unternehmen mit wenigen Buchungsvorgängen eingesetzt.
Bei der indirekten Buchung wird ein sogenanntes Lohnverrechnungskonto zwischengeschaltet. Auf diesem Konto werden alle Buchungen gesammelt und am Monatsende ausgeglichen. Diese Methode ist in größeren Unternehmen üblich.
Inhaltlich lassen sich die laufenden Lohnbuchungen in folgende Bereiche unterteilen:
- Produktive Lohn- und Gehaltsbestandteile: Bezüge, die direkt mit der Leistungserstellung zusammenhängen, z. B. Zeitlohn, Akkordlohn oder Leistungsprämien.
- Unproduktive Lohnbestandteile: Bezüge ohne direkten Bezug zur Leistungserstellung, z. B. Urlaubsgeld, Weihnachtsgratifikation oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
- Steuer- und sozialversicherungsfreie Bezüge: Zum Beispiel Kilometergelder oder Kurzarbeitergeld.
- Unternehmensbezogene Tatbestände: Kosten, die nicht direkt aus dem Arbeitsverhältnis entstehen, z. B. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung oder Beiträge zur Berufsgenossenschaft.
Vom Bruttolohn zieht der Arbeitgeber gesetzlich vorgeschriebene Beträge ein und führt sie an die zuständigen Stellen ab. Dazu gehören:
- Steuerliche Abzüge: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag (ab einer Einkommensteuer von 19.950 Euro jährlich, Stand 2025) und ggf. Kirchensteuer.
- Sozialversicherungsbeiträge: Anteile zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung — jeweils vom Arbeitnehmer und vom Arbeitgeber.
- Persönliche Abzüge: Beträge aus der persönlichen Sphäre des Arbeitnehmers, z. B. vermögenswirksame Sparbeiträge, Vorschüsse oder Pfändungen.
Betriebe mit weniger als 30 Arbeitnehmern zahlen zusätzlich eine Umlage an die Krankenkassen. Diese trägt allein der Arbeitgeber und sichert das Unternehmen gegen das finanzielle Risiko der Lohnfortzahlung und von Mutterschaftsaufwendungen ab.
Am Ende des Abrechnungszeitraums wird der verbleibende Nettolohn an die Mitarbeiter ausgezahlt. Das Lohnverrechnungskonto gleicht sich dabei vollständig aus. Verbleibt danach noch ein Saldo, deutet das auf einen Buchungsfehler hin — etwa eine falsche Auszahlung oder eine fehlerhafte Abführung an Krankenkasse oder Finanzamt.
