In Kürze
Das Meldeverfahren beschreibt die Pflicht von Arbeitgebern, ihre Beschäftigten elektronisch bei den zuständigen Stellen der Sozialversicherung an- und abzumelden. Grundlage ist vor allem § 28a SGB IV.
Definition
Immer wenn jemand eine Beschäftigung aufnimmt oder beendet, muss der Arbeitgeber dies der zuständigen Einzugsstelle melden. Diese Meldungen enthalten persönliche Daten des Beschäftigten, die Versicherungsnummer (VSNR) sowie die Betriebsnummer (BBNR) des Unternehmens. Beide Nummern sind für die automatische Zuordnung der Daten unverzichtbar.
Seit dem 1. Januar 2006 sind alle Meldungen ausschließlich elektronisch über geprüfte Programme zu übermitteln — Papiermeldungen sind nicht mehr zulässig. Die Betriebsnummer beantragt der Arbeitgeber bei der Bundesagentur für Arbeit, sobald er erstmals Arbeitnehmer beschäftigt.
Für bestimmte Beschäftigungsformen gelten besondere Regeln:
- Kurzfristig Beschäftigte: Meldungen gehen ausschließlich an die Minijob-Zentrale; seit 2022 sind Angaben zum Krankenversicherungsschutz Pflicht.
- Unständig Beschäftigte: An- und Abmeldungen erfolgen grundsätzlich tageweise; ab 2026 können Beschäftigungszeiten berufsmäßig unständig Beschäftigter unter bestimmten Bedingungen zusammengefasst werden.
- Geringfügige Beschäftigung im Privathaushalt: Hier gilt das Haushaltsscheckverfahren, das verpflichtend anzuwenden ist.
Kurz vor dem Rentenbeginn eines Beschäftigten kann der Rentenversicherungsträger eine sogenannte gesonderte Meldung nach § 194 Abs. 1 SGB VI anfordern. Damit werden die beitragspflichtigen Einnahmen für die verbleibende Beschäftigungszeit gemeldet, damit die Rente zeitnah berechnet werden kann.
Wichtige gesetzliche Grundlagen im Überblick:
- § 28a SGB IV – Meldepflicht des Arbeitgebers
- § 28b SGB IV – Gemeinsame Grundsätze für Datenerfassung und -übermittlung
- § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV – Zeitliche Voraussetzungen kurzfristiger Beschäftigung
- § 194 Abs. 1 SGB VI – Gesonderte Meldung im Rentenantragsverfahren
