In Kürze
Arbeitgeber sind seit dem 1. Januar 2006 verpflichtet, alle Meldungen zur Sozialversicherung ausschließlich elektronisch zu übermitteln. Papiervordrucke sind grundsätzlich nicht mehr erlaubt.
Definition
Das Meldeverfahren regelt, wie Arbeitgeber ihre Beschäftigten bei den Sozialversicherungsträgern an- und abmelden und Änderungen mitteilen. Grundlage ist die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) sowie § 28a SGB IV. Die Übermittlung muss gesichert und verschlüsselt über systemgeprüfte Programme erfolgen.
Für jede Meldung werden bestimmte Identifikationsmerkmale benötigt:
- Versicherungsnummer – eindeutige Nummer des Arbeitnehmers; wird elektronisch bei der Datenstelle der Rentenversicherung abgefragt
- Betriebsnummer – eindeutiger Identifikator des Beschäftigungsbetriebs; wird bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt
- Unternehmensnummer (UNRS) – fünfzehnstellige Nummer, seit 1. Januar 2023 u. a. für den elektronischen Lohnnachweis und die UV-Jahresmeldung erforderlich
- Betriebskontonummer und Arbeitnehmernummer – ab 1. Januar 2026 bei Meldungen an Sozialkassen (z. B. im Baugewerbe) nach § 110 Abs. 5 SGB IV anzugeben
In den Meldungen sind außerdem Schlüsselzahlen für Beitragsgruppen, Abgabegründe, Personengruppen und die ausgeübte Tätigkeit einzutragen. Der Tätigkeitsschlüssel ist neunstellig und enthält Angaben zur Berufsklassifikation, zum Schulabschluss und zur Ausbildung des Beschäftigten (§ 28a Abs. 3 Nr. 5 SGB IV).
Für geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobs) gelten besondere Regeln: Meldungen sind ausschließlich bei der Minijob-Zentrale einzureichen. Geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten können weiterhin im vereinfachten Haushaltsscheckverfahren per Beleg gemeldet werden. Für Entgeltmeldungen bei Minijobs sind zusätzlich die Steuernummer des Arbeitgebers, die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers und die Art der Besteuerung anzugeben (§ 28a Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 Buchst. f SGB IV).
Für unständig Beschäftigte (z. B. Aushilfen mit wechselnden Einsätzen) können Beschäftigungszeiten innerhalb eines Kalendermonats unter bestimmten Voraussetzungen in einer gemeinsamen An- und Abmeldung zusammengefasst werden, wenn die Unterbrechung zwischen den Einsätzen nicht mehr als drei Wochen beträgt.
