Personalrabatte

In Kürze

Personalrabatte sind Preisnachlässe, die Arbeitgeber ihren Beschäftigten auf eigene Waren oder Dienstleistungen gewähren. Bis zu einem Freibetrag von 1.080 Euro im Jahr sind sie steuer- und beitragsfrei.

Definition

Wenn Arbeitnehmer Produkte oder Dienstleistungen ihres Arbeitgebers günstiger erhalten als normale Kunden, spricht man von einem Personalrabatt (auch Belegschaftsrabatt). Das kann ein verbilligter Wareneinkauf sein, die vergünstigte Nutzung von Unternehmensleistungen oder die private Nutzung betrieblicher Güter. Dieser Vorteil gilt als geldwerter Vorteil und muss grundsätzlich versteuert und verbeitragt werden – es sei denn, er bleibt innerhalb bestimmter Grenzen.

Anspruch auf Personalrabatte: Grundsätzlich hat ein Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf Personalrabatte. Ein Anspruch kann sich jedoch aus einem Tarifvertrag, dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einer betrieblichen Übung oder dem Gleichbehandlungsgrundsatz ergeben.

Die 4-%-Regel: Für die Berechnung des steuerpflichtigen Anteils wird der reguläre Endverbraucherpreis zunächst um 4 % gemindert. Erst auf den so ermittelten Betrag wird geprüft, ob ein steuerpflichtiger Vorteil entsteht.

Rabattfreibetrag: Der verbleibende geldwerte Vorteil ist nach § 8 Abs. 3 EStG bis zu 1.080 Euro pro Kalenderjahr steuer- und beitragsfrei. Was darüber hinausgeht, muss individuell versteuert und verbeitragt werden.

Rabatte von Dritten: Gewährt nicht der eigene Arbeitgeber, sondern ein Dritter (z. B. ein Partnerunternehmen) einen Preisvorteil, ist dieser nur dann lohnsteuerpflichtig, wenn der Arbeitgeber daran mitgewirkt hat. In diesem Fall darf der Rabattfreibetrag von 1.080 Euro nicht angewendet werden. Stattdessen kann unter Umständen die Freigrenze für steuerfreie Sachbezüge genutzt werden.

Einmalzahlung und Märzklausel: Der beitragspflichtige Teil eines Personalrabatts gilt in der Regel als Einmalzahlung, wenn der Rabatt nicht monatlich in Anspruch genommen werden kann. Fällt diese Einmalzahlung in die Monate Januar bis März, kann die sogenannte Märzklausel gelten.

Pauschalversteuerung als Alternative: Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Arbeitgeber den Personalrabatt pauschal versteuern – geregelt in § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG. Diese Möglichkeit entfällt jedoch, wenn dem Arbeitnehmer im Kalenderjahr bereits sonstige Bezüge von mehr als 1.000 Euro gewährt wurden. Bei Pauschalversteuerung entfallen sowohl die 4-%-Kürzung als auch der individuelle Freibetrag von 1.080 Euro.

Sozialversicherung: Bleibt ein Personalrabatt innerhalb des Freibetrags von 1.080 Euro, fällt kein Sozialversicherungsbeitrag an. Bei Pauschalversteuerung besteht Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung gemäß § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SvEV, sofern der Rabatt monatlich in Anspruch genommen werden kann und damit dem laufenden Arbeitsentgelt zuzuordnen ist – unabhängig davon, ob er tatsächlich jeden Monat genutzt wird. Werden Belegschaftsrabatte hingegen pauschal nach § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG versteuert und gelten als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, unterliegen sie der Beitragspflicht in der Sozialversicherung.