In Kürze
Personalstammdaten sind alle grundlegenden Informationen über einen Arbeitnehmer, die ein Arbeitgeber für die korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt. Sie umfassen persönliche, steuerliche, sozialversicherungsrechtliche und betriebliche Angaben.
Definition
Für eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung muss der Arbeitgeber verschiedene Daten seiner Beschäftigten erfassen und pflegen. Diese Daten werden als Personalstammdaten bezeichnet und lassen sich in vier Gruppen einteilen.
Persönliche Daten bilden die Grundlage: dazu gehören Name, Geburtsdatum, Anschrift, Bankverbindung, Familienstand und Kinderzahl.
Steuerrelevante Daten werden für den korrekten Lohnsteuerabzug benötigt, zum Beispiel Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession und das zuständige Finanzamt.
Sozialversicherungsrelevante Daten sind notwendig, um Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung richtig zu berechnen. Dazu zählen unter anderem die Sozialversicherungsnummer, die Krankenkasse und die jeweilige Beitragsgruppe.
Unternehmensrelevante Daten dienen betriebsinternen Zwecken, etwa Eintrittsdatum, Ausbildung, Abteilung, Eingruppierung und Vergütung.
Da es sich bei Personalstammdaten um sensible personenbezogene Informationen handelt, unterliegen sie strengem Datenschutz. Ziel ist es, Arbeitnehmer vor unbefugtem Zugriff und Verletzung ihres Persönlichkeitsrechts zu schützen. Die rechtlichen Grundlagen hierfür sind:
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
- EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) — gilt verbindlich seit dem 25. Mai 2018
- Datenschutzgesetze der Bundesländer
