Zeiterfassung

In Kürze

Zeiterfassung bezeichnet die systematische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit der Beschäftigten. Sie bildet die Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, unterliegt dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats und muss datenschutzrechtliche Vorgaben einhalten.

Definition

Zeiterfassung ist die dokumentierte Feststellung geleisteter Arbeitszeiten einzelner Arbeitnehmer in nachvollziehbarer Form. Sie erfasst An- und Abwesenheitszeiten objektiv, verlässlich und zugänglich. Die gesetzliche Pflicht zur Einführung ergibt sich aus § 3 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).

Die erfassten Zeitdaten fließen direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein und können auch für leistungsabhängige Vergütungsmodelle wie Akkord- oder Prämienlohn genutzt werden. In der Praxis dient Zeiterfassung außerdem der Kontrolle gesetzlicher Arbeitszeitgrenzen und der Absicherung arbeitsrechtlicher Nachweise.

Je nach Betriebsgröße und Branche unterscheiden sich die eingesetzten Methoden:

• In kleinen Betrieben und bestimmten Branchen — etwa dem Baugewerbe — erfolgt die Erfassung häufig manuell, zum Beispiel über Stundenzettel.
• Größere Unternehmen setzen auf elektronische Zeiterfassungsterminals, da manuelle Erfassung ab einer gewissen Betriebsgröße fehleranfällig und aufwendig wird.
• Grundsätzlich sind stationäre, mobile und digitale Erfassungssysteme zulässig.

Ein bekannter Kritikpunkt: Zeiterfassung misst die Anwesenheit, nicht die tatsächliche Leistung der Beschäftigten. Deshalb verzichten manche Unternehmen darauf und setzen stattdessen auf Vertrauensarbeitszeit — ein Modell ohne Zeitkontrolle, das auf Eigenverantwortung und Ergebnisorientierung setzt.

Wichtig: Ein Anspruch auf Vergütung oder Mehrarbeit entsteht durch Zeiterfassung allein nicht. Abzugrenzen ist sie von der Leistungsüberwachung, die zusätzliche datenschutzrechtliche Voraussetzungen erfordert. Die Datenerhebung bei der Zeiterfassung erfolgt arbeitsbezogen, nicht leistungsbezogen oder verhaltenskontrollierend.

Mitbestimmung des Betriebsrats: Sobald technische Einrichtungen eingesetzt werden, die das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern überwachen können, hat der Betriebsrat ein gesetzliches Mitbestimmungsrecht — das gilt ausdrücklich auch für Zeiterfassungssysteme (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz, BetrVG). Da bei der Zeiterfassung persönliche Daten verarbeitet werden, sind zudem die Vorgaben des Datenschutzes zu beachten.