In Kürze
Informationsverarbeitung in der Arbeitsplanung beschreibt, wie Arbeitnehmer — besonders Betriebsratsmitglieder — mit der täglichen Informationsflut umgehen: Quellen auswählen, Inhalte filtern und Wichtiges systematisch ablegen.
Definition
Alle Arbeitnehmer verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Informationen zu beschaffen, auszuwerten und weiterzuleiten. Durch Internet und E-Mail wächst die Menge der eingehenden Informationen stetig. Ein strukturierter Umgang damit ist deshalb entscheidend für die eigene Arbeitsfähigkeit.
Quellen auswählen: Zunächst sollte man festlegen, welche Informationsquellen wirklich nötig sind — zum Beispiel Personalabteilung, Gewerkschaft oder Fachzeitschriften. Überflüssige Verteiler und Abonnements sollte man konsequent abbestellen. Wichtig ist dabei, auf verlässliche Quellen zu achten und bei strittigen Fragen auch die Gegenseite zu berücksichtigen.
Informationen filtern: Jede eingehende Information sollte bewusst bewertet werden: Ist sie wichtig genug, um aufbewahrt zu werden? Eine hilfreiche Frage lautet: Was wäre im schlimmsten Fall, wenn diese Information nicht mehr verfügbar ist? Was nicht gebraucht wird, gehört in den Papierkorb — eine dauerhaft wachsende Zwischenablage hilft nicht weiter.
Informationen archivieren: Wer Unterlagen aufbewahrt, braucht ein klares Ablagesystem — ob digital oder in Papierform. Dieses System sollte logisch, einfach und zweckmäßig aufgebaut sein, damit auch andere Personen (z. B. Vertretungen im Betriebsrat) Dokumente schnell finden können.
Bewährt hat sich ein Aktenplan, der wie ein Inhaltsverzeichnis aufgebaut ist. Mögliche Ordnungsprinzipien sind:
- Thematisch — z. B. Betriebsvereinbarungen, Betriebsratssitzungen, Personalangelegenheiten
- Chronologisch — nach Datum oder Zeitablauf
- Alphabetisch — z. B. nach Nachnamen bei Personalakten
Bei elektronischen Ablagen erleichtert eine Volltextsuche das Wiederfinden. Ergänzend empfiehlt sich ein Stichwort- oder Personenregister, das Suchbegriffe mit der jeweiligen Fundstelle verknüpft — auch bei gemischten Ablagesystemen aus Papier und digitalen Dokumenten.
