In Kürze
Der Beitragsnachweis ist ein Dokument, mit dem der Arbeitgeber der zuständigen Einzugsstelle die geschuldeten Sozialversicherungsbeiträge und Umlagebeträge meldet. Er muss elektronisch übermittelt werden und gilt rechtlich als Leistungsbescheid.
Definition
Als Schuldner des Gesamtsozialversicherungsbeitrags ist der Arbeitgeber verpflichtet, der zuständigen Einzugsstelle — in der Regel der Krankenkasse — die fälligen Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie Umlagebeträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz nachzuweisen. Diesen Nachweis nennt man Beitragsnachweis.
Der Arbeitgeber muss den Beitragsnachweis spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge elektronisch übermitteln. Kommt er dieser Pflicht nicht nach, darf die Einzugsstelle das maßgebliche Arbeitsentgelt schätzen, bis der Nachweis ordnungsgemäß eingereicht wird.
Der Beitragsnachweis hat eine besondere rechtliche Bedeutung: Er gilt bei der Vollstreckung als Leistungsbescheid der Einzugsstelle und kann im Insolvenzverfahren zur Glaubhaftmachung von Forderungen genutzt werden.
Die Beiträge sind im Nachweis nach Beitragsgruppen getrennt aufzuführen — zum Beispiel Krankenversicherung, Pflegeversicherung oder Insolvenzgeldumlage. Auch ein eventueller einkommensabhängiger Zusatzbeitrag in der Krankenversicherung ist gesondert auszuweisen.
Arbeitgeber mit mehreren Betrieben können unter bestimmten Voraussetzungen entweder separate Beitragsnachweise je Betrieb einreichen oder die Beiträge in einem gemeinsamen Datensatz zusammenfassen.
Enthält der Beitragsnachweis Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte, muss auch die Steuernummer des Arbeitgebers angegeben werden.
Korrekturen aus Vormonaten können grundsätzlich in den laufenden Beitragsnachweis einfließen. Alternativ kann ein bereits übermittelter Nachweis storniert und neu eingereicht werden. Ein separater Korrektur-Beitragsnachweis ist hingegen nicht zulässig.
Rechtsgrundlagen sind unter anderem:
- § 28b SGB IV – Grundsätze zur Datenübermittlung im Beitragsverfahren
- § 242 SGB V – Einkommensabhängiger Zusatzbeitrag in der Krankenversicherung
- §§ 213, 287e SGB VI – Bundeszuschuss zur Rentenversicherung und Rechtskreistrennung
