In Kürze
Eine Besprechung ist ein geplantes Treffen von Arbeitnehmern, bei dem arbeitsbezogene Themen diskutiert und Entscheidungen getroffen werden. Ziel ist der Informationsaustausch und die gemeinsame Problemlösung.
Definition
Besprechungen im beruflichen Alltag tragen viele Namen: Meeting, Sitzung, Klausur, Workshop oder Konferenz. Der Begriff richtet sich meist nach Größe, Dauer und Inhalt der Veranstaltung. Gemeinsam ist allen Formen der Austausch zwischen Führungskräften, Mitarbeitern oder auch externen Personen wie Kunden oder Lieferanten.
Neben der Entscheidungsfindung erfüllen Besprechungen eine wichtige Integrationsfunktion: Sie verbessern das Betriebsklima, stärken die Teamarbeit und steigern die Motivation der Mitarbeiter — besonders bei internen Besprechungen, an denen ausschließlich Beschäftigte des Unternehmens teilnehmen.
Studien zeigen, dass Besprechungen je nach Position im Unternehmen bis zu 60 % der Arbeitszeit beanspruchen können. Schlecht vorbereitete oder unnötige Besprechungen verursachen erhebliche Kosten und können Mitarbeiter frustrieren.
Damit eine Besprechung effektiv ist, sollten einige Grundregeln beachtet werden:
- Notwendigkeit prüfen: Lässt sich das Thema auch per Telefon oder E-Mail klären?
- Tagesordnung festlegen: Klare Punkte mit realistischer Zeitplanung und Prioritäten.
- Teilnehmerkreis klein halten: Nur wer wirklich gebraucht wird, sollte teilnehmen.
- Pünktlich beginnen und enden: Den vereinbarten Zeitrahmen einhalten.
- Ergebnisse festhalten: Wer erledigt was bis wann?
Jede Besprechung sollte protokolliert werden. Das Protokoll enthält Datum, Dauer, Teilnehmerliste, Tagesordnungspunkte mit Ergebnissen sowie die Unterschriften von Protokollant und Besprechungsleiter. Alle Teilnehmer erhalten eine Kopie. Zu Beginn der nächsten Besprechung wird geprüft, ob die beschlossenen Maßnahmen umgesetzt wurden.
