In Kürze
Bei einer Betriebsprüfung kontrolliert der Rentenversicherungsträger mindestens alle vier Jahre, ob ein Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt hat. Der Arbeitgeber ist dabei zur Mitwirkung verpflichtet.
Definition
Die Betriebsprüfung ist eine gesetzlich geregelte Kontrolle durch die Träger der Deutschen Rentenversicherung. Rechtsgrundlage ist § 28p SGB IV in Verbindung mit der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Geprüft wird, ob der Arbeitgeber seine Pflichten in der Sozialversicherung erfüllt hat.
Im Mittelpunkt steht die Entgeltabrechnung. Die Prüfer schauen sich unter anderem an, ob Beschäftigungsverhältnisse versicherungsrechtlich richtig eingestuft wurden, ob Beiträge korrekt berechnet und abgeführt wurden, ob Meldungen vollständig und richtig abgegeben wurden und ob Umlagen — etwa nach dem Aufwendungsausgleichgesetz — richtig berechnet wurden. Auch die Finanzbuchhaltung kann in die Prüfung einbezogen werden.
Die Prüfung findet grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung statt — in der Regel in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers, kann aber auch beim Steuerberater oder beim Rentenversicherungsträger erfolgen. In Ausnahmefällen — etwa bei Verdacht auf illegale Beschäftigung oder bei Insolvenz — ist auch eine unangemeldete Prüfung möglich.
Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers: Der Arbeitgeber muss alle relevanten Unterlagen vorlegen, Auskünfte erteilen und einen geeigneten Arbeitsplatz kostenlos zur Verfügung stellen. Die Kosten der Prüfung trägt der Arbeitgeber allein.
Nach Abschluss der Prüfung erhält der Arbeitgeber innerhalb von zwei Monaten eine schriftliche Prüfmitteilung — auch wenn es keine Beanstandungen gab. Werden Nachforderungen festgestellt, ergeht ein Beitragsbescheid mit Zahlungsfrist.
Aufbewahrung der Unterlagen: Geprüfte Unterlagen müssen bis zum Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV).
Elektronische Betriebsprüfung (euBP): Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, die prüfungsrelevanten Entgeltabrechnungsdaten elektronisch aus einem systemgeprüften Programm zu übermitteln (§ 28p Abs. 6a SGB IV). Seit dem 1. Januar 2025 gilt dies auch für Daten aus der Finanzbuchhaltung. Bis Ende 2026 kann auf Antrag noch auf die elektronische Übermittlung verzichtet werden (§ 126 SGB IV), danach ist sie für alle Arbeitgeber verpflichtend.
Wichtige Rechtsgrundlagen im Überblick:
- § 28p SGB IV — Grundlage der Betriebsprüfung durch Rentenversicherungsträger
- § 28f SGB IV — Aufbewahrungspflichten für Entgeltunterlagen
- § 25 SGB IV — Verjährung von Beitragsforderungen (vier Jahre)
- § 7 BVV — Ort, Kosten und Mitteilungspflichten bei der Prüfung
- § 11 BVV — Umfang der Prüfung, einschließlich Rechnungswesen
- § 95b SGB IV — Systemprüfung für Datenübermittlungsprogramme
- § 126 SGB IV — Übergangsregelung zur elektronischen Betriebsprüfung
