In Kürze
Die betriebliche Dokumentation umfasst alle innerbetrieblichen Informationen, die systematisch gespeichert und für berechtigte Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Anweisungen, Abläufe und Organisationsrichtlinien zu dokumentieren.
Definition
Unter betrieblicher Dokumentation versteht man die geordnete Bereitstellung von Informationen innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, relevante Sachverhalte sicher zu verwahren und nur berechtigten Personen zugänglich zu machen. In Ausnahmefällen können auch externe Personen Zugang erhalten.
Jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, betriebliche Anweisungen, Abläufe und Organisationsrichtlinien zu dokumentieren. Dabei muss sichergestellt sein, dass jeder Mitarbeiter die für ihn und seinen Tätigkeitsbereich relevanten Informationen in verständlicher Form erhält.
Eine gute betriebliche Dokumentation erfüllt folgende Merkmale:
- Editierbarkeit – Änderungen nur durch berechtigte Personen
- Korrektheit – eindeutige und zweifelsfreie Darstellung
- Nachvollziehbarkeit – lückenlose Änderungshistorie
- Objektivität – sachlich einwandfreie Darstellungsweise
- Strukturiertheit – übersichtliche Gliederung
- Verständlichkeit – bei Bedarf auch in anderen Sprachen
- Vollständigkeit – detaillierte und lückenlose Darstellung
Typische Inhalte einer Dokumentation sind:
- Beschreibung des jeweiligen Sachverhalts
- Zuordnung von Vollmachten und Verantwortlichkeiten
- Name des Verfassers sowie Datum und Unterschrift
- Aktueller Stand des Dokuments
- Änderungsnachweis mit Verfasser, Datum und Unterschrift
- Genehmigungsvermerk der Unternehmensleitung
- Liste der Dokumentenanlagen
Ein bekanntes Problem ist der Aufwand, den eine betriebliche Dokumentation verursacht — sowohl bei der erstmaligen Erstellung als auch bei der laufenden Pflege. Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme können diesen Aufwand deutlich reduzieren, da sie eine einfachere Archivierung und gezielte Suche ermöglichen.
Beim Einsatz solcher Systeme muss das Unternehmen ein klares Berechtigungskonzept festlegen. Idealerweise wird der Zugriff durch eine Lesebestätigung des jeweiligen Nutzers dokumentiert, um Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
