Dienstreise

In Kürze

Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig ist und dafür den Ort wechselt — einschließlich Hin- und Rückfahrt. Sie dient der Erfüllung arbeitsvertraglich geschuldeter Aufgaben.

Definition

Der Begriff Dienstreise bezeichnet eine vorübergehende berufliche Tätigkeit außerhalb der vertraglich bestimmten regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers. Eine Mindestentfernung ist dabei nicht erforderlich.

Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitsort zeitlich begrenzt verlagert ist, ein konkretes Dienstgeschäft wahrgenommen wird und ein betrieblicher Anlass besteht. Ort, Dauer oder Zweck der auswärtigen Tätigkeit müssen objektiv festgelegt sein.

Abzugrenzen ist die Dienstreise von dauerhaftem mobilem Arbeiten ohne feste Arbeitsstätte sowie von einer dauerhaften Versetzung an einen anderen Arbeitsort.

Steuerlich gilt eine Dreimonatsfrist: Nur in den ersten drei Monaten am selben auswärtigen Ort wird die Tätigkeit als Dienstreise anerkannt. Ab dem vierten Monat gilt dieser Ort als weitere regelmäßige Arbeitsstätte. Die Frist verlängert sich nicht durch Urlaub oder Krankheit und wird auch nicht durch den Jahreswechsel zurückgesetzt. Sie beginnt jedoch neu zu laufen, wenn die Auswärtstätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen wird — etwa durch Rückkehr an den Hauptarbeitsplatz oder einen Einsatz an einem anderen Ort. Urlaub oder Krankheit während einer solchen Unterbrechung werden auf die Vierwochenfrist angerechnet.

Liegt eine anerkannte Dienstreise vor, kann der Arbeitgeber folgende Kosten erstatten:

• Fahrtkosten — bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel können die tatsächlichen Kosten vollständig steuerfrei erstattet werden
• Verpflegungsmehraufwand
• Übernachtungskosten
• Nebenkosten, die anlässlich der Dienstreise entstehen

Rechtsgrundlagen für Kostenersatz und Weisungsbefugnis ergeben sich insbesondere aus § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) (Aufwendungsersatz) und § 106 Gewerbeordnung (GewO) (Direktionsrecht des Arbeitgebers). Eine gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung einer Dienstreise besteht nicht.

In der Praxis ist die Dienstreise relevant für die Behandlung von Reisezeiten, die Kostenerstattung und die arbeitszeitrechtliche Einordnung der Reisedauer.