Employee Self Service

In Kürze

Employee Self Service (ESS) ermöglicht es Arbeitnehmern, ihre eigenen Personaldaten über ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes IT-System direkt einzusehen und teilweise selbst zu ändern. Die Personalabteilung wird dadurch von Routineaufgaben entlastet.

Definition

Employee Self Service bezeichnet ein organisatorisches Instrument, mit dem Beschäftigte personalrelevante Daten und Prozesse eigenständig verwalten. Der Zugriff erfolgt über unternehmensbereitgestellte Systeme mit festgelegten Rollen, Zugriffsrechten und technischen Freigaben.

Bestimmte Daten können Arbeitnehmer dabei selbst aktualisieren, zum Beispiel Adresse oder Bankverbindung. Andere Informationen — etwa Urlaubsanspruch, Zeitguthaben oder die Zusammensetzung der Vergütung — können nur eingesehen, nicht verändert werden.

Typische Bereiche des ESS umfassen:

• Stammdaten (z. B. Adresse, Bankverbindung)
• Arbeitszeiten und Zeitguthaben
• Abwesenheiten und Urlaubsansprüche
• Abrechnungsnahe Informationen (z. B. Vergütungszusammensetzung)

Voraussetzung ist, dass alle Beschäftigten Zugang zu einem PC haben — entweder am eigenen Arbeitsplatz oder an einem gemeinsam nutzbaren Gerät im Betrieb. Über dasselbe System kann das Unternehmen auch allgemeine oder abteilungsbezogene Informationen an die Belegschaft weitergeben.

Relevante Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Employee Self Service begründet keinen Anspruch auf bestimmte technische Lösungen oder eine bestimmte Prozessgestaltung.

Abzugrenzen ist der Begriff vom Manager Self Service (MSS): Führungskräfte erhalten dabei Zugriff auf zentral gespeicherte Daten ihrer Mitarbeiter, etwa zu Vergütungen, Fehlzeiten, Qualifikationen, Fortbildungen oder Urlaubsständen.