In Kürze
Entgeltunterlagen sind Dokumente, die ein Arbeitgeber für jeden Beschäftigten führen und aufbewahren muss. Sie enthalten alle wichtigen Angaben zur Person und zum Arbeitsverhältnis, die für die Sozialversicherung relevant sind.
Definition
Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, für alle Beschäftigten — auch für versicherungsfreie — Entgeltunterlagen zu führen. Die Unterlagen werden getrennt nach Kalenderjahren geführt und müssen bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufbewahrt werden, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt.
Welche Angaben genau in die Entgeltunterlagen gehören, regelt § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die Unterlagen dürfen auch digital auf Datenträgern geführt werden. Wichtig: Bei einer Betriebsprüfung muss der Zugriff auf die Daten ohne Verzögerung möglich sein (§ 9 Abs. 5 BVV).
Elektronische Pflichten: Seit dem 1. Januar 2022 müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber außerdem verpflichtet, die prüfrelevanten Daten vor einer Betriebsprüfung elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung zu übermitteln (sogenannte elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, euBP). Auf Antrag kann diese elektronische Übermittlung bis zum 31. Dezember 2026 ausgesetzt werden.
Besondere Nachweispflichten: Ist ein Arbeitnehmer vom Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung befreit, muss der Arbeitgeber entsprechende Nachweise — zum Beispiel Geburtsurkunden — zu den Entgeltunterlagen nehmen.
Geringfügig Beschäftigte: Für Minijobber schreibt das Mindestlohngesetz vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag dokumentiert werden müssen. Diese Aufzeichnungen gehören ebenfalls zu den Entgeltunterlagen und sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Wer gegen diese Dokumentationspflicht verstößt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.
Ausnahme: Arbeitgeber, die Arbeitnehmer ausschließlich in Privathaushalten beschäftigen, sind von der Pflicht zur Führung von Entgeltunterlagen befreit und werden nicht geprüft.
