In Kürze
Eine Gutschrift ist ein Abrechnungsdokument, das der Leistungsempfänger ausstellt – und das umsatzsteuerrechtlich einer Rechnung gleichgestellt ist. Sie kommt zum Einsatz, wenn nicht der Leistende, sondern sein Auftraggeber die Abrechnung übernimmt.
Definition
Normalerweise stellt derjenige eine Rechnung aus, der eine Leistung erbracht hat. Bei der Gutschrift dreht sich das um: Der Empfänger der Leistung erstellt das Dokument und schickt es an den Leistenden. Umsatzsteuerrechtlich gilt diese Gutschrift nach § 14 Abs. 5 UStG als Rechnung – mit denselben Rechten und Pflichten.
Damit eine Gutschrift steuerlich anerkannt wird, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
- Berechtigung: Der Leistende muss grundsätzlich berechtigt sein, Umsatzsteuer gesondert auszuweisen.
- Einverständnis: Beide Seiten müssen damit einverstanden sein, dass mit der Gutschrift abgerechnet wird – schriftlich, mündlich oder durch widerspruchsloses Entgegennehmen.
- Pflichtangaben: Die Gutschrift muss Name und Anschrift beider Parteien, Art und Menge der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Umsatzsteuerbetrag sowie die Steuernummer des Leistenden enthalten.
- Übergabe: Die Gutschrift muss dem Leistenden tatsächlich übergeben worden sein.
Wichtig: Enthält die Gutschrift einen fehlerhaften Umsatzsteuerausweis, entfällt das Recht auf Vorsteuerabzug. Gutschriften sollten daher sorgfältig auf ihre Richtigkeit geprüft werden.
Die Gutschrift verliert ihre Wirkung als Rechnung, wenn der Empfänger dem ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag widerspricht. Änderungen am Inhalt einer Gutschrift sind nur mit Zustimmung des Gutschriftempfängers möglich – ähnlich wie bei einer Rechnungskorrektur.
