In Kürze
E-Mail ist ein schnelles und kostengünstiges Kommunikationsmittel im Arbeitsleben. Für den Betriebsrat gelten dabei besondere Rechte und Pflichten.
Definition
E-Mails lassen sich gleichzeitig an viele Empfänger senden und ermöglichen den Versand von Dokumenten als Anhang. Sie können ortsunabhängig abgerufen werden – auch im Homeoffice oder bei mobiler Arbeit.
Eine Empfangsbestätigung per E-Mail ist technisch möglich, ersetzt aber keine handschriftliche Unterschrift, wenn das Gesetz oder ein Vertrag die Schriftform vorschreibt.
Rechte des Betriebsrats: Der Betriebsrat kann eine eigene E-Mail-Adresse verlangen, wenn er deren Notwendigkeit für seine Arbeit nachweist. Grundlage ist § 40 Abs. 2 BetrVG. Besteht eine gemeinsame Betriebsrats-E-Mail-Adresse, müssen alle Betriebsratsmitglieder Lesezugriff darauf erhalten – das folgt aus § 34 Abs. 3 BetrVG. Außerdem kann der Zugriff auf das gemeinsame Postfach auch von außerhalb des Betriebs verlangt werden.
Nachteile und Risiken: E-Mail erzeugt eine Erwartung schneller Antworten. Bei längerer Abwesenheit empfiehlt sich eine automatische Abwesenheitsmeldung. Ohne ein klares Ablagesystem kann das Postfach schnell unübersichtlich werden – wichtige Nachrichten lassen sich dann schwer wiederfinden.
- Nur gezielt versenden: E-Mails sollten nur an Personen gehen, die die Information wirklich benötigen.
- Betreffzeile nutzen: Ein aussagekräftiger Betreff erleichtert die spätere Zuordnung.
- Regelmäßig sichern: Das E-Mail-Verzeichnis sollte regelmäßig gesichert werden, um Datenverlust zu vermeiden.
- Virenschutz: Arbeitnehmer und Betriebsratsmitglieder sind in der Regel arbeitsvertraglich oder durch betriebliche Regelungen verpflichtet, aktuelle Schutzprogramme zu nutzen.
