In Kürze
Bei der Lohndatenerfassung sammelt ein Unternehmen alle notwendigen Angaben über seine Arbeitnehmer, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt durchführen zu können.
Definition
Damit ein Arbeitgeber die monatliche Abrechnung ordnungsgemäß erstellen kann, müssen bestimmte Daten jedes Arbeitnehmers vollständig vorliegen. Diese sogenannten Stammdaten werden einmalig erfasst und bei Änderungen aktualisiert.
Die erforderlichen Daten lassen sich in vier Gruppen einteilen:
- Persönliche Daten: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Bankverbindung, Familienstand und Kinderzahl
- Steuerrelevante Daten: Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession, Steuer-Freibeträge, zuständiges Finanzamt sowie die elektronische Steueridentifikationsnummer (eTIN)
- Sozialversicherungsrelevante Daten: Versicherungsnummer, Krankenkasse, Beitragsgruppenzugehörigkeit zu Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sowie Angaben zu Tätigkeit und Ausbildung
- Unternehmensrelevante Daten: Eintrittsdatum, Ausbildung, Eingruppierung und vereinbarte Vergütung
Ohne diese vollständigen Angaben ist eine rechtlich einwandfreie Abrechnung nicht möglich. Arbeitnehmer sind daher verpflichtet, ihrem Arbeitgeber die notwendigen Unterlagen und Informationen rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.
