In Kürze
Das Lohnkonto ist eine gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnung, die jeder Arbeitgeber für jeden Beschäftigten führen muss. Es fasst alle steuer- und sozialversicherungsrelevanten Daten eines Arbeitnehmers übersichtlich zusammen.
Definition
Trotz seines Namens ist das Lohnkonto kein Buchhaltungskonto im klassischen Sinne. Es handelt sich vielmehr um eine tabellarische Zusammenfassung aller monatlichen Bezüge und Abzüge eines Arbeitnehmers — getrennt nach Kalenderjahren.
Das Lohnkonto dient vor allem dazu, den korrekten Lohnsteuerabzug und die Sozialversicherungsbeiträge nachvollziehbar zu machen. Bei Betriebsprüfungen können Behörden anhand des Lohnkontos alle relevanten Angaben überprüfen. Außerdem ist es Grundlage für Bescheinigungen, die intern oder an externe Stellen ausgestellt werden.
Für die Führung des Lohnkontos gibt es keine vorgeschriebene Form — entscheidend ist, dass alle gesetzlich geforderten Angaben vollständig und geordnet enthalten sind. Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen sind:
- § 41 EStG und § 4 LStDV — Pflicht zur Führung eines Lohnkontos für jeden Arbeitnehmer je Kalenderjahr am Ort der Betriebsstätte (Steuerrecht)
- § 28f Abs. 1 SGB IV — Pflicht zur Führung von Lohnunterlagen in deutscher Sprache, getrennt nach Kalenderjahren (Sozialversicherungsrecht)
- § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) — genaue Vorgaben, welche Angaben in den Entgeltunterlagen enthalten sein müssen
Im Lohnkonto werden unter anderem folgende Angaben festgehalten: Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers, Beginn und Ende der Beschäftigung, Art und Höhe des Arbeitslohns, einbehaltene Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge sowie steuerfreie Bezüge. Auch besondere Zeiträume — etwa Kurzarbeit, Krankengeld oder unbezahlter Urlaub — müssen eingetragen werden.
Das Lohnkonto muss bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt werden. Für Unternehmen im Baugewerbe gelten zusätzliche Anforderungen nach § 28f Abs. 1a SGB IV: Dort muss eine eindeutige Zuordnung der Arbeitnehmer und ihrer Entgelte zu einzelnen Dienst- oder Werkverträgen möglich sein.
