In Kürze
Die Personalbedarfsermittlung stellt fest, wie viele und welche Arbeitnehmer ein Betrieb zu einem bestimmten Zeitpunkt oder in einem bestimmten Zeitraum benötigt. Sie ist ein zentraler Teil der Personalplanung.
Definition
Ziel der Personalbedarfsermittlung ist es, den Personalbedarf sachlich und nachvollziehbar zu bestimmen — möglichst frei von subjektiven Einschätzungen. So soll weder eine Überlastung noch eine Unterlastung der Beschäftigten entstehen.
Dabei wird zwischen zwei Grundbegriffen unterschieden: Der Brutto-Personalbedarf umfasst den tatsächlichen Einsatzbedarf plus einen Reservebedarf für unvermeidbare Ausfälle wie Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung. Der Netto-Personalbedarf ergibt sich, wenn vom Brutto-Personalbedarf der vorhandene Personalbestand abgezogen wird — unter Berücksichtigung geplanter Abgänge und Zugänge.
Ist der Netto-Personalbedarf größer als null, muss neues Personal beschafft werden. Ist er kleiner als null, besteht ein Personalüberhang, der zum Personalabbau führen kann.
Der Personalbedarf wird von internen und externen Faktoren beeinflusst. Intern wirken zum Beispiel Investitionspläne, Rationalisierungsmaßnahmen oder organisatorische Veränderungen. Extern spielen Marktentwicklungen, Produktinnovationen sowie gesetzliche und tarifvertragliche Vorgaben eine Rolle — etwa Änderungen beim Urlaubsanspruch oder bei der Arbeitszeit.
Bei der zeitlichen Planung wird unterschieden zwischen:
- Kurzfristiger Planung — bis zu einem Jahr
- Mittelfristiger Planung — bis zu drei Jahre
- Langfristiger Planung — in der Regel fünf Jahre
Kurzfristige Planungsänderungen können für Arbeitnehmer erhebliche Folgen haben — von Motivationsverlust bis hin zu arbeitsrechtlichen Problemen bei kurzfristigen Entlassungen.
Zur Berechnung des Bedarfs wird die Nettoarbeitszeit je Mitarbeiter ermittelt: Ausgangspunkt ist die Bruttoarbeitszeit (alle Arbeitstage im Jahr), von der Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit und Weiterbildung abgezogen werden. Der Brutto-Personalbedarf ergibt sich dann durch Division des gesamten Arbeitszeitbedarfs durch diese Nettoarbeitszeit.
